INSTRUCTIVO SOBRE FEHACIENCIA DE LAS OPERACIONES

El término Fehaciencia, si bien no se encuentra desarrollado ni mencionado en la Ley del Impuesto a la Renta (en lo sucesivo, LIR), es muy importante entenderlo ya que consiste en demostrar la realidad de las operaciones realizadas por las empresas, debido a que lamentablemente hay muchos casos de operaciones no reales por lo que se toma muy en cuenta en las fiscalizaciones que realiza la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (en lo sucesivo, SUNAT) llegando a desconocer los gastos y costos incurridos por los contribuyentes por la falta de pruebas y o documentos sustentatorios de las operaciones efectuadas.

El Tribunal Fiscal se ha pronunciado en reiterada jurisprudencia acerca de la importancia de la fehaciencia tales como las RTFs N°s 8875-1-206, 106-8-2017, teniendo el siguiente criterio:

“Considerando que la administración tributaria evaluará la efectiva realización de las operaciones fundamentalmente en base a la documentación proporcionada por los contribuyentes, para adquirir el derecho al crédito fiscal es necesario que ellos mantengan un mínimo indispensable de elementos de prueba que acrediten que los comprobantes que sustentan su derecho corresponden a operaciones reales”

Por otro lado, la SUNAT en la Carta Nº 002-2015-SUNAT se pronunció sobre la fehaciencia señalando lo siguiente:

“Para tener derecho a la deducción de gastos, no resulta suficiente que el desembolso sea necesario para producir o mantener la fuente productora de renta o que se cuente con el comprobante de pago respectivo, sino que, además, debe acreditarse que las operaciones que los originan realmente se hubieran realizado; siendo que dicha acreditación se realizara con los medios probatorios pertinentes, según cada caso concreto, que sean suficientes a criterio de la administración tributaria”.

Como se ha señalado en el párrafo anterior, la SUNAT requiere que el contribuyente tenga la documentación y medios probatorios necesarios para poder sustentar que las operaciones existen y que se han llevado a cabo, para ello es importante que los contribuyentes tengan toda la trazabilidad de sus operaciones.

A continuación, graficaremos cuál es el proceso que deben seguir las empresas para sustentar la fehaciencia en el caso de compra de bienes y prestación de servicios, este proceso se debería aplicar para todo tipo de compras y adquisiciones por parte de las empresas:

Sustentación de la fehaciencia en el caso de compra de bienes:

Sustentación de la fehaciencia en el caso de prestación de servicios:

Como se puede apreciar en estos procesos, los documentos mencionados serían la evidencia básica que la empresa debe tener para poder sustentar sus gastos; sin embargo a continuación, señalaremos cuáles son los documentos que se deben tener para cada caso específico:

Sustentación de la Fehaciencia de descuentos concedidos por pronto pago:

Sustentación de la fehaciencia de los gastos del personal:

Dentro de lo que serían gastos por remuneraciones al personal, debemos tener en cuenta que se tienen que presentar los documentos y pruebas suficientes para acreditar que dicho personal efectivamente trabaja para la empresa. Los documentos o pruebas que pueden acreditar esto son los siguientes:

En el caso de otras remuneraciones, como bonificaciones y gratificaciones extraordinarias, la empresa debe tener en cuenta que el otorgamiento de dichos conceptos debe encontrarse dentro de las políticas de la empresa. Por lo que la evidencia para demostrar la fehaciencia de estos gastos además de tener una política para el otorgamiento de remuneraciones es tener a disposición la matriz de las variables que se han tenido en cuenta para determinar el bono otorgado a cada trabajador

En el caso de indemnizaciones al personal, se debe tener en cuenta los siguientes documentos:

En el caso de que la empresa posea gastos por Retribuciones al Directorio, es necesario que se tenga la evidencia de la existencia de un directorio como tal, por ello se necesita tener los siguientes documentos:

Sustentación de la fehaciencia de Gastos de Viajes

En muchos casos, los colaboradores o gerentes de la Compañía pueden requerir hacer viajes al extranjero o dentro del país. Los siguientes documentos generales son los necesarios para justificar la fehaciencia del viaje.

Para precisar lo indicado en el cuadro, es importante tener en cuenta que si el viaje se ha realizado con la finalidad de asistir a reuniones con clientes (ya sean del interior o exterior del país), además de la información señalada en el cuadro anterior, se debe tener en cuenta la presentación de las agendas de las reuniones con los clientes del exterior, así como los correos de intercambio de información y direcciones.

En los casos en los que se viaje para asistir a una feria o a exhibir productos, se debe tener en cuenta tener la documentación de la inscripción en la feria, fotochecks de participación, fotos del stand montado en la feria, entre otros.

Sustentación de la fehaciencia de gasto de capacitaciones:

En el caso de los gastos por capacitaciones, además de contar con la política de RRHH de capacitación del personal, se debe tener en cuenta la tenencia de los siguientes documentos para sustentar la fehaciencia:

Sustentación de la fehaciencia de Gastos de Atención al Personal (Recreativos)

En el caso de los gastos por atención a la personal, en lo relacionado a cumpleaños de los trabajadores, aniversario de la empresa, entre otros, la evidencia a mostrar para demostrar la fehaciencia son los siguientes documentos:

Sustentación de la fehaciencia por gastos de reparaciones y mantenimiento:

Se debe tener la siguiente evidencia:

Sustentación de la Fehaciencia de gastos por regalías:

Sustentación de la fehaciencia de gastos de publicidad:

Sustentación de la fehaciencia de gastos por donaciones:

En este caso lo que se debe tener es el comprobante de donación y que la entidad a la que se haya realizado la donación sea una perceptora de donaciones o la emisión de la Resolución Ministerial o del sector correspondiente en caso se haya donado a una entidad del sector público.

Sustentación de la fehaciencia por gasto de seguros y por tributos, Servicios básicos y alquileres:

En el caso de los seguros, se requiere que los activos que sean cubiertos por dichos seguros sean de propiedad de la empresa, ósea estén en alquiler o en comodato, de ser esto último es importante que en el contrato se indique que la locadora asumirá los gastos por seguro. De la misma manera en el caso de los tributos arbitrales, entre otros, estos tienen que gravar activos que sean de propiedad de la empresa, estén en alquiler o en comodato.

De la misma manera que en los dos casos mencionados anteriormente, se debe tener en cuenta que los gastos por servicios básicos deben ser de bienes inmuebles cuya propiedad sea de la empresa o alquilados por la empresa o que estén en comodato, de ser alquilados o cedidos vía comodato es necesario que en el contrato conste que la arrendataria asumirá los gastos por servicios públicos y que dicho contrato se encuentre legalizada notarialmente.

Por último, en el caso de los alquileres, se tiene que contar con el contrato de arrendamiento y, en caso sea un inmueble, este tiene que estar como establecimiento anexo en SUNAT y debidamente legalizado.

Sustentación de la fehaciencia de los gastos por préstamos bancarios:

En los casos en los cuales las empresas tomen préstamos bancarios y tengan que hacer pagos de forma continua, se deben tener en cuenta que los documentos a tener para sustentar dichos gastos son los siguientes:

En el caso específico de los préstamos, hay que tener en cuenta que los gastos por interés y por diferencia de cambio, solo son aceptados para fines tributarios si se demuestra la causalidad de los mismos. Por ello, es importante tener documentada la razón por la que se tomó el préstamo.

Si bien hemos señalado una serie de documentos necesarios para demostrar la fehaciencia de los gastos por préstamos bancarios, en los casos específicos de compras de deuda, el documento más contundente a mostrar es la carta de instrucción del desembolso de pago al otro banco.

Sustento de la fehaciencia de Suministro de energía

En los casos en los cuales las empresas incurran en gastos importantes por la contratación de suministro de energía, directamente con los generadores de energía, se deben tener en cuenta que los documentos a tener para sustentar dichos gastos son los siguientes:

• Contrato y adendas deben llevar firmas auténticas por Notario para adquirir fecha cierta
• Reporte mensual enviado por el Contratista de la demanda registrada del mes correspondiente, así como los anexos sustentatorios que incluyen el resumen de las potencias y energías facturadas y los cargos regulados. Dicho reporte debe estar firmado como señal de aceptación por parte de le
• Sustento por excesos de consumo de energía por encima de la potencia contratada en horas de punta y en horas fuera de punta que son facturados, de darse el
• Factura emitida por parte del proveedor indicando adicionalmente a los requisitos mínimos señalados en el Reglamento de Comprobante de Pago, el número de la orden de servicio o compra, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
• Transferencia bancaria o acreditación del pago
• Valorización

Sustento de la fehaciencia sobre Mantenimiento equipos y repuestos pesados

De existir algún servicio de reparación y mantenimiento de maquinaria pesada con algún proveedor de manera permanente, recomendamos tener a disposición la siguiente información:

• Contrato debe contar con firmas legalizadas ante Notario para tener fecha cierta
• Reporte Mensual donde se detalle el ingreso de los recursos que requiere el contratista, incluyendo personal, herramientas, vehículos, equipos (identificándolos).
• Informe mensual que deberá contener como mínimo la siguiente información: avance real vs programado (detallado), los mantenimientos preventivos, reporte de mantenimiento correctivos, resumen de equipos y herramientas utilizadas
• Detalle y documentación que acredite la composición de los gastos reembolsables (copias de los comprobantes de pago que sustenten los gastos reembolsables)
• Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
• Transferencia bancaria o acreditación del pago
• Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia sobre servicios de construcción

En el supuesto de contratar a un proveedor para que ejecute la construcción de algún centro comercial o en general algún bien inmueble, cuya inversión sea un importe relevante recomendamos tener como mínimo la siguiente información:

• Contrato con firmas legalizadas ante Notario para tener fecha
• Reporte Mensual donde se detalle el ingreso de los recursos que requiere el contratista, incluyendo personal, herramientas, vehículos, equipos (identificándolos)
• Cronograma que refleje la secuencia en que se desarrollará cada
• Dossier de Calidad, puesto que registra toda la evolución del proyecto; sin embargo, es necesario que este Dossier de Calidad pueda identificar el número de servicio, ya que acreditará el grado de avance del comprobante de pago emitido por el proveedor, de
• Acta de entrega y recepción de la obra, incluyendo las obras complementarias y modificaciones al proyecto inicial que pudieran haberse efectuado así como la liquidación final (Carpeta de cierre) debidamente sustentada con documentación y cálculos
• Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
• Transferencia bancaria o acreditación del pago
• Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia sobre la logística de camiones

En el supuesto que la Compañía requiera el servicio de logística de camiones, lo cual comúnmente se da cuando se realiza importaciones relevantes en los cuales se requiere tener a disposición una flota de camiones que trasladen la mercadería importada desde aduanas hasta la planta o almacenes de la empresa, recomendamos tener a disposición la siguiente información:

• Contrato debe ir con firmas legalizadas ante Notario para contar con fecha cierta
• Reporte mensual detallando el número de vehículos y las personas autorizadas por la empresa para prestar el servicio
• Reporte Mensual emitido por el proveedor, donde se detalle los despachos efectuados durante el mes, el número de las órdenes de compra, números de guías, tipo de mercadería, detalle de la persona y vehículo
• Guías de Remisión que sustenten el traslado de las mercancías efectuado por el proveedor
• Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
• Transferencia bancaria o acreditación del pago
• Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia “Servicio de alimentación por concesionarias”

En el supuesto caso de contratar a una concesionaria para que otorgue alimentación a sus colaboradores (condición de trabajo), recomendamos tener a disposición, la siguiente información:

• Contrato debe llevar firma autenticada por notario para adquirir fecha cierta
• Reporte Mensual donde se detalle la asignación del personal y el número de personas que prestaran el servicio
• Reporte Mensual de los trabajadores que recibieron el desayuno, almuerzo, cena, refrigerios (beneficiario final) con su debida identificación (nombre completo, nombre de la empresa, número de DNI y firma)
• Sustento documentario del Fee Mensual, según contrato y acreditar la apertura de comedor de operaciones, de ser el caso
• Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
• Transferencia bancaria o acreditación del pago
• Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia del servicio de intermediación laboral de vigilancia privada

En el caso de un servicio por intermediación laboral (por ejemplo, vigilancia) concluimos que la información mínima que se debería exigir al proveedor y mantener como medio probatorio para una posible fiscalización es la siguiente:

• Contrato debe llevar firmas legalizadas ante Notario para adquirir fecha
• Relación Mensual con los nombres del personal en cada local que prestará el servicio, asimismo especificara las labores que cada uno de sus servidores van a ejecutar y los lugares dentro de las instalaciones donde van a desarrollar los servicios
• Reporte Mensual de asistencia que acredite los cupos contratados y sustento de las pruebas aleatorias realizadas por parte de la Compañía para acreditar que los puestos contratados se encuentran en el campo
• Programación de capacitaciones y cargo de asistencia a la capacitación por parte de los trabajadores del proveedor
• Detalle y documentación que acredite la composición de los gastos generales (copias de los comprobantes de pago que sustenten los gastos reembolsables)
• Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
• Transferencia bancaria o acreditación del pago
• Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia “Alquiler de vehículos – incluyendo mantenimientos”:

De necesitarse contratar algún servicio de alquiler de vehículos y en la que se incluya el mantenimiento de la flota recomendamos mantener como medio probatorio para una posible fiscalización es la siguiente:

• Contrato debe llevar firmas legalizadas ante Notario para adquirir fecha cierta
• Acta de entrega por parte de la Compañía de todos los vehículos que se encuentran dentro de la valorización o del contrato celebrado con el proveedor
• Programación del Mantenimiento Mensual
• Informe Mensual que acredite el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo que el contratista está obligado a ejecutar sobre la flota asignada y el destino que en el mes se dio a cada uno de los vehículos entregados por el proveedor
• Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
• Transferencia bancaria o acreditación del pago
• Valorización mensual

Se recomienda a las empresas que para minimizar los riesgos de desconocimiento de gastos o costos y crédito fiscal por falta de pruebas en un procedimiento de fiscalización, analicen las operaciones particulares de cada una ya que si bien es cierto les estamos compartiendo las pruebas mínimas por ciertas operaciones que son las generales, pero pueden haber otras que requieran un sustento especial.

Lo importante es contar con la trazabilidad de la operación como lo explicamos al inicio de este Instructivo y contar con la evidencia del documento sustentatorio que contundentemente acredite que la operación realizada por la empresa es real.

También recomendamos practicar una Auditoría Tributaria Preventiva a fin de contar con un diagnóstico de la situación tributaria actual y detectar los puntos débiles de sustentación para tomar las medidas correctivas a tiempo, así como encontrar posibles ahorros tributarios bajo economía de opción que permitan una eficiencia de la utilización de los recursos financieros. Es parte de las prácticas de Buen Gobierno Corporativo de las empresas y lo que viene denominándose como Compliance Tributario.