Aspectos Importantes a tener en cuenta a la luz de las Fiscalizaciones Parciales de Gastos de Personal, Directores y Gerentes

En las últimas semanas, muchos contribuyentes han sido sorprendidos con el inicio de una fiscalización parcial, en la cual se revisaran los Gastos del Personal, Directores y Gerentes.
La información que está solicitando la Administración Tributaria en su primer requerimiento es la siguiente:

  • Organigrama, Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Manual de Organización y Funciones (MOF), que permitan identificar la estructura organizacional y niveles jerárquicos de la empresa, señalando categorías y niveles, asignación de puestos por categoría, cargos y funciones, de corresponder.
  • Libro Diario o Libro Diario de Formato Simplificado, Libro Mayor, Libro de Inventario y Balances, Libro de Actas de Junta General de Accionistas, Libro de Actas de Directorio, Libro de Matrícula de Acciones, de corresponder.
  • Si lleva la contabilidad en sistema computarizado, se requiere proporcione una copia de la base de datos, en dispositivo de almacenamiento (USB, CD u otro) en formato Excel (xls o xlsx) o texto (txt)
  • En caso de llevar los Libros y Registros solicitados de manera electrónica (SLE-PLE) de acuerdo a la RS No.286-2009/SUNAT y normas modificatorias, se requiere proporcionar los archivos en formato texto (txt) conjuntamente con las Constancias de Recepción (archivos xple) del PLE en dispositivo de almacenamiento (USB, CD u otro).

Por lo que la intención de este pequeño artículo es, de alguna manera, ayudarlos a estar prevenidos ante los posibles requerimientos específicos que podría solicitar la Administración Tributaria al inicio del procedimiento de fiscalización y después de revisar la información proporcionada por los contribuyentes en atención del primer requerimiento general.

La primera pregunta que podría surgir es qué busca la Administración Tributaria al solicitar el Organigrama, Reglamentos, Manual de funciones, la estructura organizacional señalando las categorías, niveles jerárquicos, cargos y funciones; pues con esta información evaluará si las remuneraciones de los accionistas y/o partes vinculadas, que forman parte de la planilla, se encuentran dentro del valor de mercado. En caso detectara algún exceso, revisará si fue adicionado en la Declaración Jurada Anual; si no fue así habría una primera observación que la Administración incluirá dentro de la Resolución de Determinación.

Ahora se podrían preguntar qué significa que los sueldos de los accionistas y/o partes vinculadas se encuentren a valor de mercado; para fines tributarios, la Ley y Reglamento del Impuesto a la Renta ha establecido ciertos parámetros para poder determinar el valor de mercado de las remuneraciones de los socios o accionistas, así como de sus partes vinculadas. Actualmente, son cinco reglas, excluyentes, es decir, en la medida que una opción sea aplicable, no será aplicable el resto. A continuación, detallo cuales son estas cinco reglas a tener en cuenta y se entenderá mejor la intención de SUNAT en solicitar la estructura organizacional así como el Manual de Funciones:

Hay que tener en cuenta que el trabajador elegido como referente no puede ser un sujeto que sea también accionista o pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad del sujeto materia de evaluación. Además el trabajador elegido como referente deberá haber laborado durante un periodo similar a aquel laborado por el sujeto materia de evaluación.

Otros temas, no menos importantes, que suelen ser revisados en este tipo de fiscalizaciones son los siguientes:

  • Que los gastos incurridos por la empresa a favor de sus trabajadores, los cuales sean calificados para su perceptor como renta de quinta categoría, hayan sido cancelados antes de la presentación de la Declaración Jurada Anual del periodo en que se contabilizó el gasto; de lo contrario, verificarán si la empresa cumplió con repararlos.
  • Por lo mencionado en el punto anterior, hay que tener en cuenta que ni la CTS y ni las indemnizaciones o posibles subsidios que las empresas otorguen a los trabajadores califican como rentas de quinta categoría; por lo tanto tales desembolsos no se encuentran condicionados al pago para su deducibilidad.
  • Si se ha pagado alguna bonificación, gratificación o cargas extraordinarias a ciertos trabajadores, es importante que la Compañía tenga a disposición la política interna en donde se evidencie los criterios tomados en cuenta para la distribución de estas cargas a favor de los trabajadores, ya que el hecho de aplicar algún criterio significa que algunos trabajadores, incluyendo los accionistas que trabajan en la empresa, puedan acceder a dicho beneficio y otros no; así se estaría cumpliendo el Principio de Generalidad.
  • Hay que recordar que las dietas otorgadas al directorio no deberían exceder, anualmente, el 6% de la Utilidad Comercial; sin embargo, lo más importante que se debe tener en cuenta es documentar la causalidad y fehaciencia de estos gastos; por ejemplo, la Administración Tributaria podría válidamente observar tales desembolsos, si durante el periodo de revisión se registraron gastos por dietas pero en el Libro de Actas de Directorio no se han adjuntado las sesiones llevadas a cabo durante ese ejercicio, por lo tanto no se evidenciaría la fehaciencia de los pagos otorgados al Directorio.

En ese sentido quisiera terminar este artículo, haciendo unas pequeñas recomendaciones:

  • Lean cuidadosamente el primer requerimiento y entreguen toda la información, salvo que la Compañía tenga la certeza que no se encuentre obligada a contar con ella, para tales efectos es recomendable entregar una carta en la que se indique que dicho pedido “no es aplicable”.
  • A pesar que aún no les haya llegado algún requerimiento específico, sugiero ir recopilando la información, más aún porque el área contable no necesariamente cuenta con esta información sino la Gerencia. De esta manera podemos planificar adecuadamente el tiempo (plazos) y los recursos con los que cuenta la empresa para poder responder ante cualquier cuestionamiento de SUNAT.
  • Finalmente, antes de que se cierre la fiscalización, si usted no se siente convencido de los argumentos por las cuales el auditor está observando algunas operaciones y se siente seguro que la posición de la empresa es la correcta, además de haber presentado todas las pruebas necesarias, pues no dude en solicitar una reunión en donde se encuentre el supervisor y todo el equipo de SUNAT que se encuentre involucrado en la fiscalización.

Reunión de integración y cierre de año 2018

Les compartimos una galería de fotos de lo que fue nuestra reunión de integración y cierre de año realizada en el Club las Garzas del BCP el pasado viernes.

Quisimos realizar algo distinto para nuestra celebración de fin de año, buscando la unión entre nuestra familia Quantum, logrando crear lazos de amistad entre todos nuestros colaboradores.

Por ello decidimos realizar un full day lleno de juegos, baile y mucha diversión, logrando con creces la unión y el compañerismo que deseábamos fomentar entre toda nuestra gran famila Quantum.

Agradecemos a Dios, a todos nuestros clientes y a nuestro gran equipo por lo vivido y logrado en este 2018.

De parte de todos ellos queremos desearles una Feliz Navidad y un nuevo año lleno de salud, felicidad y prosperidad.

Capacitación de NIIF para Pymes en Honduras

Nuestra socia Rossana Montalto realizó una capacitación en Honduras, dirigida a los clientes de Morison Honduras y participantes de la principales empresas de San Pedro Sula y Tegucigalpa.

Esta capacitación de NIIF para Pymes se realizó los días 2 y 3 de noviembre en San Pedro Sula, en el Hotel Copantl y el 6 de noviembre en Tegucigalpa en el Hotel Marriot.

Se trataron temas como: Los efectos de las NIIF en los estados financieros, inventarios, activos fijos e intangibles, cambios de políticas contables y la transición a las NIIF para Pymes, explicándole la metodología del trabajo y los entregables a los clientes.

Agradecemos a todos los participantes por el éxito de este evento y esperamos que este tipo de colaboración abra muchas puertas a nuevos negocios.