Cierre 2023: Optimización de Gastos por Desmedros

En esta oportunidad, Marysol León, Gerente General en Quantum Consultores, nos hablará sobre los gastos por desmedros y las formalidades a tener en cuenta para el Cierre 2023.

Desafíos Tributarios a pocos días de culminar el ejercicio 2023 relacionados con las Existencias

En esta siguiente entrega nos enfocaremos en compartir algunas de las acciones a tener en cuenta antes de la culminación del ejercicio fiscal 2023 a fin de aprovechar al máximo los gastos en los que incurren las empresas para que éstos sean aceptados por la autoridad tributaria en la determinación del Impuesto a la Renta 2023 libres de contingencias y que, de no observarse con detenimiento las exigencias que deben de cumplir, pueden generar complicaciones significativas reflejadas en una cuantiosa deuda tributaria a futuro.

Desde nuestra experiencia en Quantum Consultores (firma especializada en Auditoría y Consultoría Tributaria), hemos tenido la oportunidad de observar, analizar y apoyar a las áreas contables en estos desafíos. Aquí, compartimos algunas de las medidas que deben de tenerse en cuenta relacionadas con las Existencias de las empresas:

Liquidar o rematar el Inventario de poca rotación, fuera de estación o deteriorado:

La mayoría de las empresas toma inventarios físicos de sus existencias pero no analizan los resultados. De la toma de inventarios pueden extraer información muy valiosa al investigar las diferencias detectadas entre dichos resultados y lo que consta en la contabilidad, como es el caso de supuestos faltantes y/o sobrantes en el que lejos de solamente proceder al “Ajuste de Inventarios”, pueden detectar robos con las correspondientes acciones de cobro interna o a nivel judicial o errores contables que al ser detectados a tiempo originará que los EEFF presenten cifras razonables.

De tal inventario físico, las empresas también pueden confirmar la pérdida de cantidad por “mermas” inherentes al proceso de producción o “anormales” que demandarán el cumplimiento de contar con un Informe Técnico de Mermas emitido por un profesional independiente, competente, colegiado para que dicho gasto sea permitido como tal.

Por otro lado, también puede identificar un inventario que quedó de una temporada pasada y que de esperarse a la siguiente ya no tendrá el mismo valor de realización, por lo que en estas circunstancias es aconsejable no solamente que los EEFF muestren un deterioro del valor de las Existencias, que a la luz de la Ley del Impuesto a la Renta, son meras estimaciones, sino que estos gastos o pérdidas por el menor valor de venta frente al costo de adquisición o fabricación, se realicen. En ese orden de ideas es recomendable que se realicen promociones tales como descuentos del 60, 70, 80% que sean de carácter general (mailing o banners en la puerta de la fábrica o publicidad en medios de comunicación, entre otros) o remates o liquidaciones de saldos, o 2 por 1. Con esta medida no solamente se tiene un gasto aceptado para efectos tributarios aun habiendo resultado una pérdida, sino que además se le está generando caja a la empresa que servirá como capital de trabajo.

Pero también hay casos en los que esos Inventarios no pueden liquidarse y en cuyo caso no debe reflejarse tan solo la estimación de la pérdida para efectos contables (los mismos que indicamos no son aceptados para fines tributarios por ser solo una estimación) sino en estos casos debe procederse a su “destrucción” antes del cierre del ejercicio (conocido como “desmedros” por la pérdida de calidad del bien). Para tal efecto las empresas deben seguir rigurosamente los requisitos formales y sustanciales que exigen las normas tributarias para poder utilizar correctamente el gasto en el que se está incurriendo y la pérdida del valor que el inventario ha sufrido. A continuación, detallamos cuáles son las exigencias a las que nos referimos:

Como es de conocimiento general, el inciso f) del artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta (“LIR”) establece que son deducibles los desmedros de existencias debidamente acreditados.

Por su parte, el inciso c) del artículo 21° del Reglamento de la LIR prevé que la SUNAT aceptará como prueba la destrucción de las existencias efectuada ante Notario Público o Juez de Paz, a falta de aquél, siempre que el acto de destrucción se comunique previamente a la SUNAT en un plazo no menor de 02 días hábiles anteriores a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción de los referidos bienes.

Agrega dicho inciso que cuando el costo de las existencias a destruir, sumado al costo de las existencias destruidas con anterioridad en el mismo ejercicio, sea de hasta de 10 UIT, la SUNAT aceptará como prueba la destrucción de las existencias sustentada en un informe que debe contener determinada información, siempre que el acto de destrucción se comunique previamente a la SUNAT en el plazo antes señalado. Asimismo, SUNAT establecerá la forma y condiciones para la presentación de la comunicación del acto de destrucción y del informe a que se refieren los considerandos precedentes, siendo que tratándose del aludido informe la SUNAT también establecerá el plazo para su presentación.

En ese sentido, con fecha 12 de diciembre del 2023, se publicó la Resolución de Superintendencia N° 000237-2023/SUNAT, a efectos de regular la forma y condiciones para la presentación de las comunicaciones previas del acto de destrucción de existencias a que se refiere el inciso c) del artículo 21 del Reglamento de la LIR, así como la forma, plazo y condiciones para la presentación del informe que sustente dicha destrucción y establecer la obligación de presentar el acta de destrucción de existencias extendida por el Notario Público o la constancia del acto de dicha destrucción otorgada por el Juez de Paz, así como la forma, plazo y condiciones para dicha presentación.

Información que debe contener la Comunicación (artículo 4°)

Entre los principales aspectos, la Comunicación debe contener:

  1. La dirección y ubigeo del lugar donde se llevará a cabo la destrucción de existencias.
  2. La fecha y hora en que se llevará a cabo la destrucción de existencias. Para efecto de señalar dicha fecha, debe tomarse en cuenta que la Comunicación tiene que ser generada con una anterioridad mínima a 02 días hábiles a la referida fecha.
  3. Existencias que formarán parte del acto de destrucción:
    1. En todos los casos, las existencias se identifican utilizando el código de producto SUNAT, el mismo que corresponde al estándar internacional de la ONU denominado United Nations Standard Products and Services Code-UNSPSC v14_0801 (código de productos y servicios estándar de las Naciones Unidas), conforme al catálogo que se indica en el Anexo I.
    2. Tratándose de contribuyentes cuyos ingresos brutos anuales durante el ejercicio precedente hayan sido mayores a 1,500 UIT deben identificar las existencias, además de los códigos señalados en el acápite anterior, con los códigos propios.
  4. Unidad de medida de las existencias a destruir, utilizando el código de tipo de unidad de medida comercial, conforme al catálogo que se señala en el Anexo II.
  5. Cantidad por cada ítem de las existencias a destruir.
  6. Motivo de la destrucción, según el Anexo III.
  7. Nombres y apellidos o denominación o razón social del prestador del servicio de destrucción, de corresponder, así como su número de RUC.
  8. Nombres y apellidos del Notario Público o Juez de Paz, de corresponder, así como su número de RUC y tipo y número de documento de identidad, respectivamente.

Forma y condiciones para la presentación de la Comunicación (artículo 5°)

La presentación de la Comunicación se realiza a través de SUNAT Virtual, para lo cual el contribuyente debe ingresar a SUNAT Operaciones en Línea, trámites y Consultas, con su código de usuario y clave SOL, luego en el menú “Otras declaraciones y solicitudes” ubicar la opción “Desmedros” y consignar la información señalada en el artículo 4°, según corresponda, siguiendo las indicaciones que señale el sistema.

Información que debe contener el Informe (artículo 8°)

Entre los principales aspectos, el Informe debe contener la información siguiente:

  1. Fecha del acto de destrucción de existencias.
  2. Hora de inicio y culminación del acto de destrucción de existencias.
  3. Dirección del lugar en el que se realiza el acto de destrucción de existencias.
  4. Cantidad, identificación, costo computable unitario, unidad de medida, costo computable total por ítem de existencias a destruir y costo computable total de las existencias a destruir
  5. Método de destrucción empleado, conforme a las definiciones previstas en el Anexo V.

Forma, plazo y condiciones para la presentación del Informe (artículo 9°)

La presentación del Informe se realiza a través de SUNAT Virtual, dentro de los 05 días hábiles siguientes a la fecha de la destrucción de existencias, para lo cual el contribuyente debe ingresar a SUNAT Operaciones en Línea, Trámites y Consultas, con su código de usuario y clave SOL, luego en el menú “Otras declaraciones y solicitudes” ubicar la opción “Desmedros” y consignar la información que corresponda siguiendo las indicaciones que señale el sistema. Una vez ingresada la información requerida, se debe cargar el Informe y cualquier otro documento anexo a este que el contribuyente considere necesario para sustentar la destrucción de sus existencias en un único archivo cuyo tipo y tamaño sean los que señale el sistema.

Obligación de presentar ante la SUNAT el Acta de destrucción de bienes extendida por el Notario Público o la Constancia del acto de destrucción de bienes otorgada por el Juez de Paz (artículo 11°)

Los contribuyentes que, para efectos del Impuesto a la Renta, deduzcan desmedros de existencias cuya destrucción es efectuada ante Notario Público o Juez de Paz, a falta de aquel, conforme con el tercer párrafo del inciso c) del artículo 21° del Reglamento, deben presentar ante la SUNAT el Acta o Constancia.

Forma, plazo y condiciones para la presentación del Acta o Constancia (artículo 12°)

La presentación del Acta o Constancia se realiza a través de SUNAT Virtual, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de la destrucción de existencias, para lo cual el contribuyente debe ingresar a SUNAT Operaciones en Línea, trámites y Consultas, con su código de usuario y clave SOL, luego en el menú “Otras declaraciones y solicitudes” ubicar la opción “Desmedros” y consignar la siguiente información:

  1. Fecha del acto de destrucción de existencias.
  2. Hora de inicio y culminación del acto de destrucción de existencias.
  3. Método de destrucción empleado, conforme a las definiciones previstas en el Anexo V.

Una vez ingresada la información requerida, se debe cargar el Acta o Constancia en un archivo cuyo tipo y tamaño sean los que señale el sistema.

Tal como se aprecia, la presente Resolución tiene por finalidad regular la acreditación de los desmedros de existencias, y facilitar las labores de control sobre la deducción de dichos desmedros por parte de SUNAT. Todo ello mediante el uso de las tecnologías de la información.

Respecto a algunos aspectos de su aplicación, la Resolución señala que, a partir de su entrada en vigencia y únicamente hasta el 01 de diciembre de 2023, los contribuyentes podrán presentar la Comunicación, el Informe, el Acta o la Constancia, indistintamente, en las dependencias de la SUNAT, en los Centros de Servicios al Contribuyente, a través de la Mesa de Partes Virtual o en SUNAT Operaciones en Línea. Para tal efecto, deberán tener en consideración el plazo establecido en la presente Resolución para la presentación de dichos documentos.

No obstante, se entiende que, con posterioridad al plazo en referencia, la presentación de la Comunicación, Informe, Acta o Constancia se realizará de forma excepcional (cuando ocurran situaciones que inhabiliten temporalmente SUNAT Operaciones en Línea) en las dependencias de la SUNAT, Centros de Servicios al Contribuyente o Mesa de Partes Virtual; observando los plazos y las condiciones establecidas en la Resolución. La Resolución entró en vigor a partir del 13 de noviembre del 2023 y desde esta fecha en adelante debemos seguir los procedimientos y requisitos ya establecidos con la finalidad de que las empresas puedan ejercer su derecho de deducción de un gasto que a todas luces es real y debe deducirse de los ingresos generados con la finalidad de obtener la renta neta que generará el pago de un Impuesto a la Renta que vaya en consonancia con la capacidad contributiva del contribuyente.

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