Licencia con goce de haber: Tratamiento contable y tributario

Licencia con goce de haber: Incidencias contables y tributarias del alcance a las nuevas reglas en materia de compensación otorgadas durante la pandemia a la luz de la reciente publicación de la Ley N°31632

En el presente video; nuestra Gerente de Tax, Mónica Villar, nos informa sobre la reciente publicación de la Ley N°31632

Como recordaremos a consecuencia del escenario originado por la propagación del Coronavirus (COVID-19), el Estado peruano aprobó el Estado de Emergencia Sanitaria (aún vigente) y, posteriormente, el Estado de Emergencia Nacional. A raíz de ello, se promulgaron una serie de disposiciones en materia laboral para garantizar la continuidad de las actividades laborales sin perjudicar la salud de los trabajadores que pueden verse expuestos a los riesgos originado por la COVID-19.

Como consecuencia de lo anterior, se dictó el Decreto de Urgencia N° 026-2020, “Decreto de urgencia que establece diversas medidas excepcionales y temporales para prevenir la propagación del coronavirus (COVID-19) en el territorio nacional”, la cual estableció en el numeral 20.2 del artículo 20 lo siguiente: “Cuando la naturaleza de las labores no sea compatible con el trabajo remoto y mientras dure la emergencia sanitaria por el COVID-19, el empleador debe otorgar una licencia con goce de haber sujeta a compensación posterior”.

El artículo 26° numeral 2 del Decreto de Urgencia 029-2020, señalaba que, para el sector público, se aplica la compensación de horas posterior a la vigencia del Estado de Emergencia Nacional, salvo que el trabajador opte por “otro mecanismo compensatorio” y para el sector privado, se aplica “lo que acuerden las partes” y ante una potencial falta de acuerdo corresponde la compensación de horas posterior a la vigencia del Estado de Emergencia Nacional.

En el caso del sector privado, si hay acuerdo, pueden utilizarse diversas formas de compensación, por lo tanto, muchos empleadores lo compensaron a través de la realización de horas extras, incremento de la jornada de trabajo semanal u otorgamiento de vacaciones.

Sobre los alcances de la Ley N° 31632:

Posteriormente, el día 01.12.2022 se publicó en el Diario oficial El Peruano la Ley Nº 31632, la cual dispone medidas para garantizar los derechos de los trabajadores afectados por lo dispuesto en el numeral 20.2 del artículo 20 del Decreto de Urgencia 026-2020, Decreto de Urgencia que establece diversas medidas excepcionales y temporales para prevenir la propagación del Coronavirus (COVID-19) en el territorio nacional y en el numeral 26.2 del artículo 26 del Decreto de Urgencia 029-2020, que dicta medidas complementarias destinadas al financiamiento de la micro y pequeña empresa y otras medidas para la reducción del impacto del COVID-19 en la economía peruana. Esta ley es aplicable a todos los empleadores y trabajadores de los sectores público y privado, bajo cualquier régimen laboral.

El artículo 3 de esta Ley prevé que las horas acumuladas de licencia con goce de haber generadas en virtud del numeral 20.2 del artículo 20 del Decreto de Urgencia 026-2020 y del numeral 26.2 del artículo 26 del Decreto de Urgencia 029-2020 se pueden compensar de cualquiera de las siguientes formas:

Para aplicar lo anterior, la Ley establece las siguientes pautas:

  • Comunicación a los trabajadores (artículo 4): Dentro de los quince (15) días de entrada en vigencia de la presente ley los empleadores comunican por escrito a los trabajadores el total de horas de licencia con goce de haber que adeudan.
  • Plazo máximo para efectuar la compensación (artículo 5): Esta compensación de horas podrá realizarse durante un (1) año contado a partir de la entrada en vigencia de la presente ley, por lo que las horas dejadas de compensar dentro de este periodo (es decir, hasta el 02 de diciembre del 2023) se consideran absueltas.
  • Prohibición de descontar montos de las liquidaciones (artículo 6): Está prohibido realizar descuentos en las liquidaciones de beneficios sociales realizada al término del vínculo laboral para compensar las horas de licencia con goce de haber generadas por las disposiciones legales implementadas en el marco de la emergencia sanitaria por COVID-19.

Licencia por goce de haber: ¿Cuál sería el tratamiento contable y tributario de la compensación?

Cabe indicar desde el punto de vista contable y tributario, hasta antes de la vigencia de la Ley 31632, la salida de efectivo por el reconocimiento de la licencia con goce de haber tenía como naturaleza ser una “cuenta por cobrar”, debido a que la norma establecía que su entrega estaba supeditada a su “recuperación”.

En efecto, recurriendo a lo previsto en el párrafo 11 de la NIC 191, norma contable que regula el tratamiento contable de los beneficios a los empleados, se puede concluir que, para registrar un gasto del personal, desde el punto de vista financiero, debe haber una prestación de servicio, en ese sentido si se pagó la licencia con goce de haber, y este pago será descontado de servicios futuros deberá registrarse como un anticipo y no como un gasto.

Por otro lado, desde el punto de vista tributario, conforme a lo previsto en el artículo 57° de la Ley del Impuesto a la Renta; el devengo del gasto se producirá en el ejercicio gravable en que se produzcan los hechos sustanciales para su generación, siempre que la obligación de pagarlos no esté sujeta a una condición suspensiva, independientemente de la oportunidad en que se paguen, y aun cuando no se hubieren fijado los términos precisos para su pago. Cuando la contraprestación o parte de ésta se fije en función de un hecho o evento que se producirá en el futuro, los gastos de tercera categoría se devengan cuando dicho hecho o evento ocurra. Por esa razón, en el caso de las licencias con goce de haber, podemos señalar que el devengo por la entrega de la licencia con goce de haber ocurrirá cuando los trabajadores recuperen las horas no laboradas.

Ahora bien, con lo previsto en la Ley 31632, a través del cual se incorpora un nuevo límite que los empleadores deben tener en consideración para efectos de determinar cuántos días de las licencias con goce de haber pueden compensarse con ciertos derechos laborales ganados por el empleado originará que a partir del 02 de diciembre (fecha en que entra en vigor la Ley 31632), los empleadores compensen cierta cantidad de horas y días de licencia con goce de haber sin recuperación alguna; por consiguiente, para fines contables y tributarios, dicho importe deberá ser considerado como un gasto. Por ejemplo, según la norma, dispone que, un día de vacaciones equivaldrá a 3 días de licencia con goce de haber, entonces el 1/3 de las licencias no será gasto porque se compensará con 1 día de vacaciones; sin embargo, los 2/3 de la licencia sí lo serán tanto contable como tributario.

Por lo expuesto, las empresas que hayan otorgado licencias con goce de haber a sus colaboradores deben tener en consideración que para el cierre contable y tributario del ejercicio 2022, se pueden tener los siguientes escenarios.

  • Hasta el 01 de diciembre del 2022, sabemos que las empresas podrían haber llegado a un acuerdo a efectos de evaluar las formas de recuperación y/o compensación de las licencias con goce de haber otorgados a sus colaboradores. Por consiguiente, en el supuesto de que las empresas hubieran acordado compensar cierta cantidad días de licencias con goce de haber con la misma cantidad de derechos ganados (ejemplo, vacaciones), el asiento contable debería ser de la siguiente manera:

  • A partir del 02 de diciembre del 2022, las empresas tendrán la obligación de compensar las licencias con goce de haber de acuerdo con las reglas y equivalencias reguladas en la Ley 31632, ello originará, que se reconozca cierta cantidad de días como “compensación de acreencias” y la diferencia como gasto.

Sin duda alguna, es probable que, a raíz de la revisión de los asientos contables mostrados anteriormente, nos hagamos la consulta sobre si el gasto registrado por la cantidad de días de licencias con goce de haber que no serán recuperadas podrá ser deducible para tributarios. Sobre el particular, consideramos que sí es deducible, debido a que cumple con el principio de causalidad, en vista de que se trata de una obligación legal (Ley N.° 31632) que los empleadores deben cumplir.

Recomendaciones:

En ese escenario, nuestras recomendaciones para un exitoso tratamiento contable y tributario, respecto al asunto materia de análisis, son las siguientes:

  • Efectuar un memorándum para informar a los trabajadores la manera de cómo se efectuará la compensación de las horas pendientes, en el supuesto de no haberlo efectuado dentro del plazo legal previsto (hasta el 15 de diciembre), sugerimos regularizarlo. Recuerden que la aplicación de las compensaciones por trabajo en sobretiempo y por vacaciones adquiridas y pendientes de goce se pueden efectuar de acuerdo con las dos opciones de compensación previstas en el artículo 3 de la Ley, sea de forma aislada o combinada.
  • Resulta necesario que el área de recursos humanos identifique cuánto es el importe de la licencia con goce de haber que el trabajador recuperó o compensó de acuerdo con las equivalencias establecidas en la Ley 31632, a fin de cuantificar el importe que podrá ser reconocido como gasto.

En caso necesiten información adicional sobre el particular, pueden contactarse con nosotros.

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