INTRODUCCIÓN
Existe una creencia peligrosamente extendida en las áreas contables: «si tengo la factura, el gasto está sustentado». Es una de las convicciones que más reparos genera en una fiscalización, porque parte de un error de fondo: cree que el comprobante de pago es el final del sustento, cuando en realidad es apenas el comienzo.
La verdad técnica es más incómoda. Un comprobante perfectamente emitido puede quedar completamente inutilizado para efectos tributarios por razones que nada tienen que ver con el papel: porque el pago no se canalizó por el medio que la ley exige, porque el dinero llegó a alguien distinto del proveedor, o porque la empresa no puede probar que la operación realmente ocurrió. La factura resuelve la forma; la SUNAT audita el fondo.
Sobre el comprobante operan tres capas adicionales de validación que funcionan como filtros sucesivos: la bancarización, la fehaciencia y la causalidad. Un gasto solo es verdaderamente deducible cuando atraviesa las tres. Fallar en una sola basta para convertir un desembolso legítimo en un reparo con intereses y multa. En este análisis desarmamos cada capa, con su base legal y su jurisprudencia, y cerramos con la lista de verificación que todo comprobante debería pasar antes de que llegue el requerimiento.
La primera capa: bancarización, o cómo pagaste importa tanto como qué pagaste
La bancarización nace de la Ley N.° 28194, Ley para la Lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía, cuyo Texto Único Ordenado fue aprobado por el D.S. N.° 150-2007-EF. Su lógica es simple y su efecto, demoledor: toda obligación de dinero que supere el umbral legal debe cancelarse a través de un medio de pago del sistema financiero. Si no se hace así, la operación pierde sus efectos tributarios, por más real que sea.
El punto que muchas empresas no tienen actualizado es el umbral vigente. El Decreto Legislativo N.° 1529, publicado el 3 de marzo de 2022 y vigente desde el 1 de abril de 2022, redujo el monto a dos mil soles (S/ 2,000) o quinientos dólares americanos (US$ 500). Antes eran S/ 3,500 o US$ 1,000. Y el artículo 3 precisa que la obligación se mantiene aun cuando la operación se cancele mediante pagos parciales menores a ese monto. Esa reducción amplió enormemente el universo de operaciones alcanzadas, y una empresa que siga razonando con el umbral antiguo está exponiendo un volumen de gasto mucho mayor del que imagina. Los medios de pago válidos que reconoce el artículo 5 de la ley —modificado por la Ley N.° 30730— incluyen depósitos en cuenta, giros, transferencias de fondos, órdenes de pago, tarjetas de débito o crédito expedidas en el país, remesas, cartas de crédito y cheques.
«SUNAT no revisa cifras, revisa criterios. Y en la bancarización, el criterio es que un gasto real pagado mal deja de ser un gasto deducible.»
El detalle que invalida el pago: debe ir directo al acreedor
Aquí está uno de los cambios menos difundidos y más costosos. El artículo 5-A, incorporado por el D. Leg. 1529, dispone que el uso del medio de pago solo se considera cumplido si el pago se realiza directamente al acreedor, proveedor del bien o prestador del servicio, o a un tercero designado por aquel, siempre que tal designación se comunique a la SUNAT con anterioridad al pago. Mientras no se reglamente la forma de esa comunicación, la Cuarta Disposición Complementaria Final del D. Leg. 1529 dispone presentarla en las dependencias de la SUNAT o por su Mesa de Partes Virtual. Pagar a un tercero sin esa comunicación previa no sustenta la operación, aunque el dinero haya salido por una transferencia bancaria impecable.
La consecuencia práctica es que ya no basta con preguntarse «¿pagué por el banco?». Hay que preguntarse también «¿a quién le pagué?». Un pago bancarizado pero dirigido a quien no corresponde tiene, para efectos tributarios, el mismo destino que un pago en efectivo por encima del umbral: el desconocimiento. Y hay una tercera pregunta, la más costosa de omitir: «¿cuándo avisé?». En la RTF N.° 05957-13-2026, del 16 de junio de 2026, el Tribunal Fiscal confirmó un reparo al crédito fiscal por S/ 7 238 580,86 porque los pagos a terceros se realizaron antes de que la designación fuera comunicada a la SUNAT. El contribuyente alegó realidad económica, sustancia sobre forma y que la Administración conocía el destino de los pagos; el Tribunal descartó los tres argumentos: la comunicación extemporánea no enerva el incumplimiento del artículo 5-A.
Fraccionar no salva: la operación se mira en su conjunto
Una tentación frecuente es dividir una operación en varias facturas para que cada una, individualmente, quede por debajo del límite y «escape» a la bancarización. La propia ley cierra esa puerta: el artículo 3 obliga a usar medios de pago aun cuando la obligación se cancele mediante pagos parciales menores al umbral. El Tribunal Fiscal lo ratificó. La RTF N.° 01377-10-2022 estableció que no basta con analizar el importe individual de cada comprobante: debe evaluarse la operación económica en su conjunto. En el caso analizado, varias facturas de una misma compra —trasladada en una sola guía de remisión, en un solo viaje y en una misma fecha— fueron consideradas una única operación. Fraccionar el pago no libera de la obligación.
Y que la norma se aplica en serio lo confirma la RTF N.° 03450-10-2016, donde el crédito fiscal fue denegado porque el contribuyente no acreditó haber cancelado las obligaciones observadas mediante los medios de pago exigidos, pese a que la ley resultaba aplicable. El artículo 3 de la Ley 28194 fija la obligación; el artículo 8, las consecuencias de incumplirla, y son más amplias de lo que suele asumirse: los pagos sin medio de pago no dan derecho a deducir gastos, costos ni créditos, ni a efectuar compensaciones o solicitar devoluciones de tributos, saldos a favor, reintegros, recuperación anticipada o restitución de derechos arancelarios. Entre ambos artículos se define si tu gasto sobrevive o no.
La segunda capa: fehaciencia, o probar que la operación de verdad ocurrió
Superada la bancarización, aparece un filtro distinto: la fehaciencia. Consiste en acreditar, con documentación sustentatoria, que la operación realmente existió. No que el papel esté bien emitido, sino que el bien se recibió o el servicio se prestó.
Aquí el comprobante es claramente insuficiente por sí solo. La fehaciencia se construye con la evidencia que rodea a la operación: contratos, guías de remisión, órdenes de compra, correos, informes, actas de conformidad, registros de ingreso, fotografías, cualquier rastro que demuestre que detrás de la factura hubo una operación real. El 19 de agosto de 2024, la propia SUNAT publicó la «Guía de Referencia – Fehaciencia de los gastos», que propone un listado referencial de medios probatorios para acreditar cuatro tipos de gasto —remuneraciones del personal, publicidad, capacitación y viajes—, buscando dar mayor predictibilidad en fiscalización. No es vinculante, pero sí revela qué documentación espera encontrar el fiscalizador. Que la Administración haya sentido la necesidad de publicar esa guía es, en sí mismo, una señal de dónde está poniendo el foco.
El error operativo típico es archivar solo el PDF de la factura y descartar todo lo demás. Cuando llega la fiscalización, la empresa tiene el comprobante pero no tiene con qué probar que la operación ocurrió, y esa orfandad documental es exactamente lo que la SUNAT necesita para reparar.
La tercera capa: causalidad, y su relación con la fehaciencia
La tercera capa es la causalidad del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta: el gasto debe estar vinculado a la generación de renta gravada o al mantenimiento de la fuente productora. Pero hay dos precisiones jurisprudenciales que cambian cómo debe prepararse una empresa.
La primera es sobre el estándar de prueba. La Corte Suprema, en la Casación N.° 13929-2022-Lima, reforzó que no basta con invocar el principio de causalidad para deducir un gasto: debe acreditarse la relación causal concreta con la generación de la renta y el mantenimiento de la fuente. La causalidad no se declara con una cita al artículo 37; se demuestra con hechos.
La segunda es sobre la relación entre ambos filtros, y es una herramienta de defensa que pocos aprovechan. La causalidad solo tiene sentido examinarla sobre un gasto ya demostrado como real, porque no puede ser «causal» un gasto que no se ha probado que existió. Por eso la jurisprudencia ha señalado que no puede sustentarse un reparo alegando simultáneamente que un gasto es «no fehaciente» y «no causal»: sostener ambas cosas a la vez es contradictorio y vicia de nulidad el reparo (RTF N.° 11329-3-2016). Conviene precisar el alcance de ese criterio, porque suele sobreinterpretarse: no significa que la SUNAT esté obligada a requerir la fehaciencia antes que la causalidad. La RTF N.° 10397-1-2024 admite expresamente que la Administración solicite primero sustentar la causalidad y luego, en requerimientos posteriores, exija la fehaciencia, siempre que exista coherencia entre los requerimientos y el reparo. Lo que se cuestiona es la contradicción en el fundamento del reparo, no la secuencia de los requerimientos.
«El verdadero riesgo no está en registrar, sino en interpretar correctamente. Un gasto no se defiende con la factura: se defiende con la operación entera documentada.»
La lista de verificación: los filtros que todo comprobante debe pasar
Reunido todo lo anterior, este es el chequeo preventivo que conviene aplicar a cada operación relevante antes de darla por sustentada. No es una formalidad: es la diferencia entre un gasto deducible y una contingencia latente.
Primero, el filtro de bancarización. ¿La operación supera S/ 2,000 o US$ 500? Si es así, ¿se canceló mediante un medio de pago del sistema financiero? ¿Se pagó directamente al proveedor o prestador, y no a un tercero? Si hubo pago a un tercero, ¿la designación se comunicó a la SUNAT antes del pago, y no después? Si se pagó con cheque, ¿lleva la cláusula «no negociable» o equivalente? ¿Se está evaluando la operación económica en su conjunto y no factura por factura?
Segundo, el filtro de fehaciencia. Más allá del comprobante, ¿existe evidencia de que el bien se recibió o el servicio se prestó? ¿Están archivados los contratos, guías, órdenes, correos, informes o actas que rodean la operación? ¿Esa evidencia está junto al comprobante, o se descartó y solo quedó el PDF de la factura?
Tercero, el filtro de causalidad. ¿El gasto está concretamente vinculado a generar renta gravada o mantener la fuente? ¿Puede acreditarse esa relación con hechos, o solo con la invocación del artículo 37? ¿La documentación permite sostener la causalidad sin contradecir la fehaciencia ya probada?
Un comprobante que pasa los tres filtros es un gasto blindado. Uno que falla en cualquiera de ellos es un reparo esperando el requerimiento.
CONCLUSIÓN
La línea entre un gasto deducible y una multa no está en el papel. Está en cómo se pagó y en qué tan bien está documentada la operación. Una factura válida es condición necesaria, pero nunca suficiente: sobre ella se levantan la bancarización, la fehaciencia y la causalidad, y las tres deben sostenerse a la vez.
La lección estratégica es que estas verificaciones no pueden ejecutarse durante una fiscalización, cuando los plazos son cortos y la evidencia dispersa ya no se puede reconstruir. Deben integrarse antes, como política interna de pagos y de archivo, y revisarse de forma preventiva al preparar la declaración jurada, que es el momento en que todo el ejercicio se consolida y cada gasto queda expuesto al escrutinio de la Administración. La empresa que llega a su declaración con las tres capas verificadas no solo declara con tranquilidad: declara con una posición defendible.
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