En las fiscalizaciones recientes, la SUNAT está siendo especialmente detallista en la revisión del costo de ventas, aplicando cruces exhaustivos entre:
- El movimiento del KARDEX (entradas, salidas y saldos valorados).
- El costo de ventas registrado en el Balance de Comprobación.
- La prueba global del costo de ventas (fórmula: inventario inicial + compras – inventario final).
Para empresas comercializadoras, este análisis se ha convertido en uno de los focos principales de observación. Y, aunque parezca increíble, en la mayoría de las empresas se identifican diferencias que no están sustentadas adecuadamente.
¿Qué está observando SUNAT?
Cuando SUNAT cruza KARDEX vs. balance, busca validar la razonabilidad del costo de ventas. Esto incluye:
- Consistencia entre salidas del KARDEX y el costo de ventas registrado.
- Coherencia entre movimientos de inventario y compras contabilizadas.
- Correspondencia entre el inventario final valorizado y lo declarado en EEFF o inventarios físicos.
- Trazabilidad documental: guías, facturas, liquidaciones de compra, notas de entrada/salida, regularizaciones, ajustes.
Si las cifras no calzan —o la empresa no puede explicar las diferencias— SUNAT aplica el principio de causalidad de manera estricta y considera que no hay sustento razonable del costo de ventas.
El riesgo real: contingencias tributarias muy altas
Cuando no existe trazabilidad, los riesgos son significativos:
- Reparos por desconocimiento parcial o total del costo de ventas.
- Determinación de mayores pagos de IR.
- Riesgo de calificación de operaciones no fehacientes.
En casos extremos, SUNAT ha llegado a desconocer el costo de ventas completo cuando el KARDEX no concilia o no existen documentos que sustenten ajustes o salidas de inventario.
¿Cómo evitar estas contingencias?
Recomendamos implementar un cruce preventivo anual (o trimestral) del KARDEX con la información contable. Este cruce debe incluir:
Prueba global del costo de ventas
- Inventario inicial (según inventario físico y balance).
- Compras del período (validando detracciones, guías y recepción real).
- Inventario final correctamente valorizado.
- Validación de mermas, desmedros y regularizaciones.
Conciliación KARDEX vs. Balance de Comprobación
- Salidas de KARDEX vs. costo de ventas contable.
- Entradas de KARDEX vs. compras contabilizadas.
- Saldos inicial y final conciliados y explicados.
Sustento documental
- Guías de remisión y documentos de transporte.
- Actas notariales o informes técnicos cuando corresponda (mermas, desmedros).
- Reportes de almacén, logística y SAP/Odoo similares.
- Criterios de valorización (PEPS, costo promedio, etc.).
Trazabilidad operativa
- Que exista coherencia comprobable entre lo que se compra, lo que se almacena, lo que se vende y lo que se contabiliza.
- Procedimientos escritos y actualizados entre contabilidad, logística y almacenes.
¿Qué solicita SUNAT en un “PIDE” para confirmar el costo de ventas?
Con base en mi experiencia y en diferentes fiscalizaciones, un PIDE típico para validar costo de ventas incluye:
Información contable:
- Balance de comprobación mensual.
- Registro de compras y registro de ventas.
- Libros inventarios y balances.
- Políticas contables del costo de ventas y del método de valuación.
Información de inventarios:
- KARDEX detallado por producto y por mes.
- Reporte de entradas y salidas de almacén.
- Inventario físico valorizado por período.
- Justificación de ajustes, diferencias, mermas y desmedros.
- Actas de inventarios físicos y conciliaciones.
Soporte documental:
- Facturas de compra e ingresos de mercancía.
- Guías de remisión asociadas a salidas de almacén.
- Contratos, órdenes de compra y documentación logística.
- Sustento técnico de bienes no comercializables o deteriorados.
- Informes de auditoría interna, si existieran.
SUNAT cruza toda esta información contra sus propias bases de datos y contra terceros, por lo que cualquier inconsistencia puede generar reparos relevantes.
Realizar un cruce preventivo entre KARDEX, estados financieros y pruebas globales permite:
- Anticipar contingencias.
- Sustentar adecuadamente la operación real de la empresa.
- Reducir riesgos en fiscalizaciones futuras.
- Fortalecer el control interno y la trazabilidad operativa.
Una empresa que concilia datos de forma preventiva es una empresa que evita reparos, gana seguridad y eleva la calidad de su información financiera y tributaria.
Servicio Preventivo: Conciliación KARDEX – Costo de Ventas
En Quantum Consultores ayudamos a las empresas a anticiparse a los cruces de SUNAT mediante la conciliación preventiva del KARDEX, la contabilidad y la prueba global del costo de ventas.
Identificamos diferencias, riesgos y falta de sustento antes de una fiscalización, fortaleciendo la trazabilidad documental y reduciendo el riesgo de reparos en Impuesto a la Renta.
📌 Ideal para empresas comercializadoras.
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