¿Qué esperan las empresas de sus Servicios Contables?

Los Servicios Contables exitosos no sólo tratan de liquidar impuestos a tiempo ni de cumplir plazos…

Los Servicios Contables no deben basarse en lo operativo. Los empresarios desean contadores pero en su papel de consultores, es decir interpretando resultados, analizándolos y dando alternativas para que puedan tomar decisiones financieras oportunas, eviten contingencias tributarias y crezcan con éxito.

La contabilidad es la herramienta más importante para la toma de decisiones y si bien es cierto, son pocas las empresas pequeñas que la utilizan ya que el común denominador es que piensan que el servicio contable sólo consiste en liquidar impuestos y emitir EEFF una vez al año para presentar la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta, cada vez más va creciendo el interés de contar con EEFF mensuales, oportunos y con sugerencias para minimizar riesgos tributarios o que generen ahorrros tributarios, sobre todo de las empresas medianas y grandes.

Dentro de muy poco, el proceso de Transformación Digital de la SUNAT hará que las liquidaciones de impuestos y los libros electrónicos se generen automáticamente, es decir se eliminarán los procesos operativos a cargo de las áreas contables, por lo que será el papel del contador consultor el que será tomado en consideración por las empresas ya que se adaptó al cambio y le otorgará valor a la empresa.

Para lograr cubrir las expectativas de las empresas como un contador consultor, se debe empezar teniendo la contabilidad al día y transmitir las bondades de la información que genera una contabilidad al día y mensual a la gerencia, tales como:

Reducir gastos

Cumplir con las obligaciones tributarias y laborales sin incurrir en contingencias

Tomar decisiones oportunas

Evaluar herramientas de financiamiento e inversión

Esto será como una guía segura de que la empresa está haciendo bien las cosas.

A continuación, a modo de recomendación, te invitamos a verificar si este es el servicio contable que estás recibiendo como empresa o si es el servicio que estás otorgando a tus clientes:

SERVICIO DE GESTION CONTABLE

El servicio de gestión contable incluye los siguientes procedimientos:

  • Planear y definir el proceso contable, proporcionando el soporte en todo momento, de acuerdo con el giro del negocio.
  • Definir el plan de cuentas, centros de costos y parametrización del aplicativo propio (se refiere al del servicio contable), suministrado por el proveedor del servicio para el desarrollo del contrato.
  • Preparar los procedimientos, políticas y controles contables a implementar para ser sometidas a aprobación de cliente.
  • Procesar adecuadamente toda la documentación de soporte contable del contratante con los respectivos comprobantes de las operaciones financieras y patrimoniales de la organización, particularmente de sus ingresos, de sus egresos, facturación, costos y gastos incluidos los bancarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de tesorería y presupuesto y de ajustes contables y demás comprobantes que hagan parte de la contabilidad.
  • Toda la información contable se lleva en el sistema contable determinado por el proveedor de servicios, el cual debe estar actualizado según las NIIF bajo un catálogo de cuentas.
  • Generar en medio impreso y digital mensualmente los Libros Oficiales de Contabilidad: Diario, Mayor, de inventarios y balances, otros requeridos por SUNAT.
  • Elaborar y remitir oportunamente a la gerencia financiera de manera mensual el balance general, el estado de Resultados, los demás estados financieros, las notas a los estados financieros.
  • Certificar los estados financieros y firmarlos anteponiendo el número de matrícula profesional y/o el número de registro único de contribuyente.
  • Aplicar mensualmente los indicadores financieros que orienten la medición de la gestión financiera y presentar los resultados obtenidos a la gerencia para su evaluación y toma de decisiones.
  • Elaborar las conciliaciones bancarias mensualmente de manera oportuna dentro de los primeros cinco días calendario del mes siguiente, aclarando inmediatamente las partidas conciliatorias con los registros y documentos soporte internos y/o con las Entidades Bancarias.
  • Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estén respaldadas, además de las exigencias tributarias y contables entre otras.
  • Presentar mensualmente los informes contables que el cliente requiera y hacer una reunión mensual de seguimiento.
  • Control, liquidación, revisión y provision de las compras realizadas a través de caja chica.
  • Control y liquidación de las entregas a rendir.
  • Provision y control de la depreciación de los bienes que conforman el activo fijo de la empresa.
  • Provision de alquileres y análisis de los contratos y sustentos que acreditan el costo/gasto.

SERVICIO TRIBUTARIO

El servicio tributario debe incluir lo siguiente:

  • Asesorar y acompañar permanente (por vía telefónica, correo electrónico o personal), en las consultas presentadas en todo lo relacionado con el tema tributario, emitiendo la opinión de los expertos.
  • Mantener informado al cliente de forma permanente y oportuna de los cambios en la legislación tributaria y los efectos e implicaciones que pueda ocasionar para el contratante.
  • Adelantar revisiones periódicas a las declaraciones tributarias con la mayor profundidad posible a fin de establecer si cumple con la normatividad vigente y está liquidando y soportando debidamente las declaraciones.
  • Atender requerimientos de los organismos de control en el ámbito tributario.
  • Planeación tributaria: La Planeación Tributaria consiste en el conjunto de alternativas legales que puede utilizar el contratante durante uno o varios periodos fiscales con el objeto de liquidar el impuesto que estrictamente debe pagarse a favor del Estado, siempre sujeto a la correcta aplicación de las normas vigentes.
  • Elaborar, revisar y sustentar oportunamente la información requerida por la SUNAT, como la preparación de Liquidación de Impuestos Mensuales: PDT y PLAME, envío de los Libros electrónicos a la SUNAT, llevado de Libros Contables Tributarios no electrónicos necesarios, preparación anual de la Declaración Jurada, preparación del DAOT anual de ser necesario.
    Estos servicios incluyen:

    • Obligaciones Tributarias Mensuales – Liquidación de IGV y PAC del IR, presentación de las declaraciones juradas mensuales PDT 621, 617, 626, 697, entre otros.
    • Elaboración de la Planilla electrónica – Plame.
    • Registro y control de los honorarios.
      • Se verificará sólo lo concerniente al pago a fin de ver el nacimiento de la obligación tributaria.
      • Se verificará si por la naturaleza de la operación corresponde a rentas de cuarta categoría.
      • Se revisará si los locadores de servicios cuentan con la constancia de suspensión de retención.
      • Se bajará el reporte de SUNAT de los recibos por honorarios del mes.
      • Los recibos por honorarios pagados en el mes de deben declarar en el mes los que quedan se revisan al siguiente mes.
      • Se enviará el archivo final para declaración se debe enviar a RRHH.
    • Operaciones con no domiciliados.
      • Se identificará en una hoja todas las operaciones incurridas con proveedores del exterior, se precisará los países de residencia del proveedor, fecha de pago, fecha de anotación en el Registro de Compras, si con el país de residencia del proveedor tiene un CDI con Perú y si se cuenta con el certificado de residencia del proveedor sobre el cual se aplique algún beneficio del CDI.
      • En base a lo indicado en el punto anterior, se elaborará un papel de trabajo cuantificando el importe del IGV e IR No Domiciliados.
    • Elaboración y presentación de la Declaración Jurada del Impuesto a la Renta.
    • Revisión de las operaciones de ventas y elaboración del Registro de Ventas.
      • Generar el reporte de documentos (Facturas, boletas, NC y ND) emitidos en el mes en el sistema de facturación del cliente en caso haya contratado un proveedor de facturación electrónica.
      • Consolidar el registro de ventas del cliente con las facturas manuales (notas de débitos, notas de crédito, boletas de venta, retiro de bienes, facturas de exportación y factura nacionales).
    • Revisión de las operaciones de compras y elaboración del Registro de Compras.
      • Provisión de los comprobantes de pago que representan la adquisición de bienes y servicios.
      • Recepción de los documentos relacionados a la prestación de servicios y/o adquisición de bienes.
      • Validación y custodia de los archivos xml.
      • Validación de los requisitos mínimos que deben cumplir los comprobantes de pago de acuerdo con la normativa tributaria vigente.
      • Validación de la fehaciencia y causalidad de las adquisiciones de bienes y servicios.
      • Verificación de la documentación sustentatoria (fehaciencia) de las transacciones comerciales que han generado obligaciones tributarias.
      • Se realizará la validación de los comprobantes de pago de compras con el XML (la validación se realizará al 100%).
      • Verificación del Principio de Causalidad.
      • Verificación de las formalidades que deben contener los comprobantes de gastos según lo señalado en el Reglamento de Comprobantes de Pago.
      • Condición del Proveedor (HABIDO – NO HABIDO).
      • Verificación de Operaciones Intercompany (con vinculadas y paraísos fiscales, de ser el caso).
      • Se revisará si por los recibos públicos se ha cumplido con la fecha de pago o se aplicado la fecha de vencimiento en el periodo que se está anotando el documento.
      • Se revisará el cuadre de los mayores de las cuentas contables con la liquidación de impuestos.
      • Se armará una hoja de trabajo retirando los documentos identificados con error los cuales no deben declararse y deberán ser reportados para solicitar la corrección y ser declarados el siguiente mes.
    • Para la determinación del PAC (pago a cuenta del impuesto a la renta).
      • Revisión del coeficiente o porcentaje a aplicar, para efecto de la determinación de los pagos a cuenta del Impuesto a la Renta.
      • Análisis de los movimientos y saldos de las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados con la finalidad de determinar la correcta base imponible del PAC IR.
      • Luego de aplicar las pruebas mencionadas en los puntos precedentes se revisará el cálculo de los impuestos mensuales propuestos por la Compañía a fin de determinar el cálculo de los impuestos mensuales (IGV – PAC IR).
    • Control de las Operaciones sujetas al régimen de Percepciones.
      • El archivo generado de ventas se enviará al cliente para la generación de comprobantes de percepción.
      • Se revisará los reportes de emitidos y no emitidos debe cuadrar con el archivo de ventas mas los no emitidos del mes anterior.
      • Se revisará el reporte de comprobantes de percepción emitidos todos deben estar aceptado en SUNAT. Si se encuentran documentos rechazados volver a enviar nuevamente el formato para la emisión.
      • Se cuadrará el Reporte de SUNAT vs las percepciones emitidas y no emitidas de comprobantes de percepción.
      • Se validará el monto de percepciones emitidas en reporte con el monto de percepciones que aparece en SUNAT si los montos no coinciden se debe trabajar formato para PDT 697.
      • Se elaborará el reporte de cuadre de percepciones, PDT de percepciones y procederemos con el pago.
    • Control de las Operaciones a Retenciones.
      • Se verificará si todos los comprobantes que se emitieron de inicio del mes al final de este, son considerados para el armado de detalle de retención de IGV a declarar en el siguiente periodo.
      • El consolidado del detalle y monto total a pagar de retención se compara con el que figura en SUNAT, debe ser el mismo.
      • Se envía el file de retenciones final para declaración y pago.
    • Elaboración del ITAN.
    • Elaboración de libros contables.
      El servicio debe buscar digitalizar los libros contables migrándolos a electrónicos de acuerdo con los requerimientos tributarios vigentes.

      • Revisión y presentación de Libros Electrónicos de periocidad mensual y anual.
      • Verificación de Requisitos que deben contener.
      • Elaboración de los TXT de acuerdo con los requisitos previstos en las normas tributarias y la información contenida en el sistema de la Compañía.
      • Presentación de los Libros Electrónicos.
      • Los libros a presentar serian (dependiendo de la obligatoriedad).
      • Registro de Ventas.
      • Registro de Compras.
      • Libro Diario.
      • Libro Caja y Bancos.
        • Validar que los importes registrados el libro de Caja y Bancos se encuentren sustentados en los Estados bancarios.
        • Validar el número de transacción de la operación bancaria de corresponder. (Cruzado con lo consignado en los Estados de Cuenta Bancarios).
        • Validar que el código de la entidad bancaria consignado corresponda según el catálogo indicado por la SUNAT.
        • Validar que el número de cuenta bancaria corresponda a la entidad en mención. (Efectuar el cruce con el prefijo indicado y que identifica la entidad bancaria inscrita en SBS).
        • Validar el medio de pago utilizado en la operación bancaria.
        • Validar que datos del girador o beneficiario se encuentren anotados en el campo correspondiente.
      • Libro de Inventarios y Balances.
        • Validar que los Estados Financieros se encuentre sustentado con la información anotada en PLE.
        • Validar que la información de los Anexos que componen el Libro de Inventarios y Balances, muestren los datos requeridos por la SUNAT.
        • Validar la participación accionaria con el Libro de Actas o Kardex Operativo de Inversiones, de contar con ello. (En el anexo correspondiente a inversiones Mobiliarias, se validará número de títulos representativos, Valor nominal de los mismos, y Valor de Adquisición de la inversión).
      • Libro de activos fijos.
        • Validar el valor histórico de los activos fijos de años anteriores con el saldo final anual del periodo anterior reportado.
        • Validar las tasas aplicadas para la depreciación de los activos fijos. (Se validará tasa consignada e importe de depreciación del periodo, para confirmar consistencia de cálculo).
        • Validar si las adquisiciones de activo fijo corresponden al periodo.
        • Validación de los contratos de leasing. (Se validará que la información requerida sobre contrato de Leasing sea consistente con la documentación real suministrada, y que se hayan seleccionado los códigos de ítem de Activos Fijos correctos).
        • Validación los datos respecto a la marca, modelo, número de serie, y número de placa, según corresponda.
      • Libro de Inventario en unidades físicas.
      • Libro Registro de Inventario permanente valorizado.
      • Registro de costos.
        • Validar que proceso de costeo consigne todos los gastos que intervengan hasta que el bien este disponible para la venta.
        • Verificar a través de la fórmula de costeo si el importe del costo de ventas es razonable.
        • Alertar sobre cualquier inconsistencia detectada antes de la presentación del Libro Electrónico.

El profesional contable tiene el reto de ser el consultor que las empresas necesitan en el actual contexto, además de ser ético, tener habilidades de relacionamiento y siempre aportar valor a la organización.

En Quantum Consultores contamos con un equipo de profesionales dispuesto a brindarte el servicio que necesitas como empresa:

  • No somos un outsourcing contable que lleva contabilidades, somos una empresa de consultoría contable y tributaria que brinda un servicio de gestión contable a nuestros clientes con un contador público colegiado que nos representa en sus oficinas y que está respaldado por todo un equipo especializado dispuesto a atender de forma ilimitada todas sus consultas.
  • Llevamos a cabo una reunión de inicio del servicio en el que evaluamos el sector, las actividades que se llevan o llevaran a cabo y planificamos la estrategia del mejor régimen tanto tributario como laboral aplicable a la empresa, así como los controles o procesos internos necesarios y el archivo digital ordenado con el que se debe contar.
  • Te ayudamos a crecer ordenadamente y a dormir tranquilo sin contingencias tributarias ni laborales.
  • Durante los 17 años de creación de Quantum Consultores hemos brindado un servicio de gestión contable y de planillas de muy alta calidad, lo que ha originado una alta fidelización de nuestros clientes que pertenecen a todos los sectores de la economía.
  • Nuestro servicio es personalizado, está a cargo de un contador público colegiado altamente capacitado, competitivo, comprometido, con un enfoque integral del servicio y una revisión a profundidad.

Si eres contador y deseas convertirte en el consultor al que nos referimos, ponemos a tu disposición nuestro Plan de Suscripciones, mediante el cual podrás contar con:

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Instructivo: Importancia de la Fehaciencia de las operaciones

INSTRUCTIVO SOBRE FEHACIENCIA DE LAS OPERACIONES

El término Fehaciencia, si bien no se encuentra desarrollado ni mencionado en la Ley del Impuesto a la Renta (en lo sucesivo, LIR), es muy importante entenderlo ya que consiste en demostrar la realidad de las operaciones realizadas por las empresas, debido a que lamentablemente hay muchos casos de operaciones no reales por lo que se toma muy en cuenta en las fiscalizaciones que realiza la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (en lo sucesivo, SUNAT) llegando a desconocer los gastos y costos incurridos por los contribuyentes por la falta de pruebas y o documentos sustentatorios de las operaciones efectuadas.

El Tribunal Fiscal se ha pronunciado en reiterada jurisprudencia acerca de la importancia de la fehaciencia tales como las RTFs N°s 8875-1-206, 106-8-2017, teniendo el siguiente criterio:

“Considerando que la administración tributaria evaluará la efectiva realización de las operaciones fundamentalmente en base a la documentación proporcionada por los contribuyentes, para adquirir el derecho al crédito fiscal es necesario que ellos mantengan un mínimo indispensable de elementos de prueba que acrediten que los comprobantes que sustentan su derecho corresponden a operaciones reales”

Por otro lado, la SUNAT en la Carta Nº 002-2015-SUNAT se pronunció sobre la fehaciencia señalando lo siguiente:

“Para tener derecho a la deducción de gastos, no resulta suficiente que el desembolso sea necesario para producir o mantener la fuente productora de renta o que se cuente con el comprobante de pago respectivo, sino que, además, debe acreditarse que las operaciones que los originan realmente se hubieran realizado; siendo que dicha acreditación se realizara con los medios probatorios pertinentes, según cada caso concreto, que sean suficientes a criterio de la administración tributaria”.

Como se ha señalado en el párrafo anterior, la SUNAT requiere que el contribuyente tenga la documentación y medios probatorios necesarios para poder sustentar que las operaciones existen y que se han llevado a cabo, para ello es importante que los contribuyentes tengan toda la trazabilidad de sus operaciones.

A continuación, graficaremos cuál es el proceso que deben seguir las empresas para sustentar la fehaciencia en el caso de compra de bienes y prestación de servicios, este proceso se debería aplicar para todo tipo de compras y adquisiciones por parte de las empresas:

Sustentación de la fehaciencia en el caso de compra de bienes:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la fehaciencia en el caso de prestación de servicios:

Fehaciencia de las operaciones

Como se puede apreciar en estos procesos, los documentos mencionados serían la evidencia básica que la empresa debe tener para poder sustentar sus gastos; sin embargo a continuación, señalaremos cuáles son los documentos que se deben tener para cada caso específico:

Sustentación de la Fehaciencia de descuentos concedidos por pronto pago:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la fehaciencia de los gastos del personal:

Dentro de lo que serían gastos por remuneraciones al personal, debemos tener en cuenta que se tienen que presentar los documentos y pruebas suficientes para acreditar que dicho personal efectivamente trabaja para la empresa. Los documentos o pruebas que pueden acreditar esto son los siguientes:

Fehaciencia de las operaciones

En el caso de otras remuneraciones, como bonificaciones y gratificaciones extraordinarias, la empresa debe tener en cuenta que el otorgamiento de dichos conceptos debe encontrarse dentro de las políticas de la empresa. Por lo que la evidencia para demostrar la fehaciencia de estos gastos además de tener una política para el otorgamiento de remuneraciones es tener a disposición la matriz de las variables que se han tenido en cuenta para determinar el bono otorgado a cada trabajador

En el caso de indemnizaciones al personal, se debe tener en cuenta los siguientes documentos:

Fehaciencia de las operaciones

En el caso de que la empresa posea gastos por Retribuciones al Directorio, es necesario que se tenga la evidencia de la existencia de un directorio como tal, por ello se necesita tener los siguientes documentos:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la fehaciencia de Gastos de Viajes

En muchos casos, los colaboradores o gerentes de la Compañía pueden requerir hacer viajes al extranjero o dentro del país. Los siguientes documentos generales son los necesarios para justificar la fehaciencia del viaje.

Fehaciencia de las operaciones

Para precisar lo indicado en el cuadro, es importante tener en cuenta que si el viaje se ha realizado con la finalidad de asistir a reuniones con clientes (ya sean del interior o exterior del país), además de la información señalada en el cuadro anterior, se debe tener en cuenta la presentación de las agendas de las reuniones con los clientes del exterior, así como los correos de intercambio de información y direcciones.

En los casos en los que se viaje para asistir a una feria o a exhibir productos, se debe tener en cuenta tener la documentación de la inscripción en la feria, fotochecks de participación, fotos del stand montado en la feria, entre otros.

Sustentación de la fehaciencia de gasto de capacitaciones:

En el caso de los gastos por capacitaciones, además de contar con la política de RRHH de capacitación del personal, se debe tener en cuenta la tenencia de los siguientes documentos para sustentar la fehaciencia:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la fehaciencia de Gastos de Atención al Personal (Recreativos)

En el caso de los gastos por atención a la personal, en lo relacionado a cumpleaños de los trabajadores, aniversario de la empresa, entre otros, la evidencia a mostrar para demostrar la fehaciencia son los siguientes documentos:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la fehaciencia por gastos de reparaciones y mantenimiento:

Se debe tener la siguiente evidencia:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la Fehaciencia de gastos por regalías:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la fehaciencia de gastos de publicidad:

Fehaciencia de las operaciones

Sustentación de la fehaciencia de gastos por donaciones:

En este caso lo que se debe tener es el comprobante de donación y que la entidad a la que se haya realizado la donación sea una perceptora de donaciones o la emisión de la Resolución Ministerial o del sector correspondiente en caso se haya donado a una entidad del sector público.

Sustentación de la fehaciencia por gasto de seguros y por tributos, Servicios básicos y alquileres:

En el caso de los seguros, se requiere que los activos que sean cubiertos por dichos seguros sean de propiedad de la empresa, ósea estén en alquiler o en comodato, de ser esto último es importante que en el contrato se indique que la locadora asumirá los gastos por seguro. De la misma manera en el caso de los tributos arbitrales, entre otros, estos tienen que gravar activos que sean de propiedad de la empresa, estén en alquiler o en comodato.

De la misma manera que en los dos casos mencionados anteriormente, se debe tener en cuenta que los gastos por servicios básicos deben ser de bienes inmuebles cuya propiedad sea de la empresa o alquilados por la empresa o que estén en comodato, de ser alquilados o cedidos vía comodato es necesario que en el contrato conste que la arrendataria asumirá los gastos por servicios públicos y que dicho contrato se encuentre legalizada notarialmente.

Por último, en el caso de los alquileres, se tiene que contar con el contrato de arrendamiento y, en caso sea un inmueble, este tiene que estar como establecimiento anexo en SUNAT y debidamente legalizado.

Sustentación de la fehaciencia de los gastos por préstamos bancarios:

En los casos en los cuales las empresas tomen préstamos bancarios y tengan que hacer pagos de forma continua, se deben tener en cuenta que los documentos a tener para sustentar dichos gastos son los siguientes:

Fehaciencia de las operaciones

En el caso específico de los préstamos, hay que tener en cuenta que los gastos por interés y por diferencia de cambio, solo son aceptados para fines tributarios si se demuestra la causalidad de los mismos. Por ello, es importante tener documentada la razón por la que se tomó el préstamo.

Si bien hemos señalado una serie de documentos necesarios para demostrar la fehaciencia de los gastos por préstamos bancarios, en los casos específicos de compras de deuda, el documento más contundente a mostrar es la carta de instrucción del desembolso de pago al otro banco.

Sustento de la fehaciencia de Suministro de energía

En los casos en los cuales las empresas incurran en gastos importantes por la contratación de suministro de energía, directamente con los generadores de energía, se deben tener en cuenta que los documentos a tener para sustentar dichos gastos son los siguientes:

  • Contrato y adendas deben llevar firmas auténticas por Notario para adquirir fecha cierta
  • Reporte mensual enviado por el Contratista de la demanda registrada del mes correspondiente, así como los anexos sustentatorios que incluyen el resumen de las potencias y energías facturadas y los cargos regulados. Dicho reporte debe estar firmado como señal de aceptación por parte de le
  • Sustento por excesos de consumo de energía por encima de la potencia contratada en horas de punta y en horas fuera de punta que son facturados, de darse el
  • Factura emitida por parte del proveedor indicando adicionalmente a los requisitos mínimos señalados en el Reglamento de Comprobante de Pago, el número de la orden de servicio o compra, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
  • Transferencia bancaria o acreditación del pago
  • Valorización

Sustento de la fehaciencia sobre Mantenimiento equipos y repuestos pesados

De existir algún servicio de reparación y mantenimiento de maquinaria pesada con algún proveedor de manera permanente, recomendamos tener a disposición la siguiente información:

  • Contrato debe contar con firmas legalizadas ante Notario para tener fecha cierta
  • Reporte Mensual donde se detalle el ingreso de los recursos que requiere el contratista, incluyendo personal, herramientas, vehículos, equipos (identificándolos).
  • Informe mensual que deberá contener como mínimo la siguiente información: avance real vs programado (detallado), los mantenimientos preventivos, reporte de mantenimiento correctivos, resumen de equipos y herramientas utilizadas
  • Detalle y documentación que acredite la composición de los gastos reembolsables (copias de los comprobantes de pago que sustenten los gastos reembolsables)
  • Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
  • Transferencia bancaria o acreditación del pago
  • Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia sobre servicios de construcción

En el supuesto de contratar a un proveedor para que ejecute la construcción de algún centro comercial o en general algún bien inmueble, cuya inversión sea un importe relevante recomendamos tener como mínimo la siguiente información:

  • Contrato con firmas legalizadas ante Notario para tener fecha
  • Reporte Mensual donde se detalle el ingreso de los recursos que requiere el contratista, incluyendo personal, herramientas, vehículos, equipos (identificándolos)
  • Cronograma que refleje la secuencia en que se desarrollará cada
  • Dossier de Calidad, puesto que registra toda la evolución del proyecto; sin embargo, es necesario que este Dossier de Calidad pueda identificar el número de servicio, ya que acreditará el grado de avance del comprobante de pago emitido por el proveedor, de
  • Acta de entrega y recepción de la obra, incluyendo las obras complementarias y modificaciones al proyecto inicial que pudieran haberse efectuado así como la liquidación final (Carpeta de cierre) debidamente sustentada con documentación y cálculos
  • Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
  • Transferencia bancaria o acreditación del pago
  • Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia sobre la logística de camiones

En el supuesto que la Compañía requiera el servicio de logística de camiones, lo cual comúnmente se da cuando se realiza importaciones relevantes en los cuales se requiere tener a disposición una flota de camiones que trasladen la mercadería importada desde aduanas hasta la planta o almacenes de la empresa, recomendamos tener a disposición la siguiente información:

  • Contrato debe ir con firmas legalizadas ante Notario para contar con fecha cierta
  • Reporte mensual detallando el número de vehículos y las personas autorizadas por la empresa para prestar el servicio
  • Reporte Mensual emitido por el proveedor, donde se detalle los despachos efectuados durante el mes, el número de las órdenes de compra, números de guías, tipo de mercadería, detalle de la persona y vehículo
  • Guías de Remisión que sustenten el traslado de las mercancías efectuado por el proveedor
  • Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
  • Transferencia bancaria o acreditación del pago
  • Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia “Servicio de alimentación por concesionarias”

En el supuesto caso de contratar a una concesionaria para que otorgue alimentación a sus colaboradores (condición de trabajo), recomendamos tener a disposición, la siguiente información:

  • Contrato debe llevar firma autenticada por notario para adquirir fecha cierta
  • Reporte Mensual donde se detalle la asignación del personal y el número de personas que prestaran el servicio
  • Reporte Mensual de los trabajadores que recibieron el desayuno, almuerzo, cena, refrigerios (beneficiario final) con su debida identificación (nombre completo, nombre de la empresa, número de DNI y firma)
  • Sustento documentario del Fee Mensual, según contrato y acreditar la apertura de comedor de operaciones, de ser el caso
  • Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
  • Transferencia bancaria o acreditación del pago
  • Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia del servicio de intermediación laboral de vigilancia privada

En el caso de un servicio por intermediación laboral (por ejemplo, vigilancia) concluimos que la información mínima que se debería exigir al proveedor y mantener como medio probatorio para una posible fiscalización es la siguiente:

  • Contrato debe llevar firmas legalizadas ante Notario para adquirir fecha
  • Relación Mensual con los nombres del personal en cada local que prestará el servicio, asimismo especificara las labores que cada uno de sus servidores van a ejecutar y los lugares dentro de las instalaciones donde van a desarrollar los servicios
  • Reporte Mensual de asistencia que acredite los cupos contratados y sustento de las pruebas aleatorias realizadas por parte de la Compañía para acreditar que los puestos contratados se encuentran en el campo
  • Programación de capacitaciones y cargo de asistencia a la capacitación por parte de los trabajadores del proveedor
  • Detalle y documentación que acredite la composición de los gastos generales (copias de los comprobantes de pago que sustenten los gastos reembolsables)
  • Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
  • Transferencia bancaria o acreditación del pago
  • Valorización mensual

Sustento de la fehaciencia “Alquiler de vehículos – incluyendo mantenimientos”:

De necesitarse contratar algún servicio de alquiler de vehículos y en la que se incluya el mantenimiento de la flota recomendamos mantener como medio probatorio para una posible fiscalización es la siguiente:

  • Contrato debe llevar firmas legalizadas ante Notario para adquirir fecha cierta
  • Acta de entrega por parte de la Compañía de todos los vehículos que se encuentran dentro de la valorización o del contrato celebrado con el proveedor
  • Programación del Mantenimiento Mensual
  • Informe Mensual que acredite el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo que el contratista está obligado a ejecutar sobre la flota asignada y el destino que en el mes se dio a cada uno de los vehículos entregados por el proveedor
  • Facturas que se emitan por los servicios prestados deberán incluir además del periodo de facturación entre otros, una descripción detallada de los servicios prestados con montos, el número del contrato y de la orden de
  • Transferencia bancaria o acreditación del pago
  • Valorización mensual

Se recomienda a las empresas que para minimizar los riesgos de desconocimiento de gastos o costos y crédito fiscal por falta de pruebas en un procedimiento de fiscalización, analicen las operaciones particulares de cada una ya que si bien es cierto les estamos compartiendo las pruebas mínimas por ciertas operaciones que son las generales, pero pueden haber otras que requieran un sustento especial.

Lo importante es contar con la trazabilidad de la operación como lo explicamos al inicio de este Instructivo y contar con la evidencia del documento sustentatorio que contundentemente acredite que la operación realizada por la empresa es real.

También recomendamos practicar una Auditoría Tributaria Preventiva a fin de contar con un diagnóstico de la situación tributaria actual y detectar los puntos débiles de sustentación para tomar las medidas correctivas a tiempo, así como encontrar posibles ahorros tributarios bajo economía de opción que permitan una eficiencia de la utilización de los recursos financieros. Es parte de las prácticas de Buen Gobierno Corporativo de las empresas y lo que viene denominándose como Compliance Tributario.

Evita contingencias tributarias y optimiza los recursos de tu empresa

– Revisión Tributaria Mensual

– Asesoría Tributaria Mensual

– Auditoría Tributaria Preventiva

– Apoyo en Procedimientos de Fiscalización

Ley 31362: Pago de facturas MYPE a treinta días

Ley 31362

Ley 31362: Ley de pago de facturas MYPE a treinta días y la aprobación de su reglamento

Es importante recordar que la Ley 31362, Ley de pago de facturas MYPE a treinta días, se publicó con el objeto de regular el pago oportuno de facturas comerciales o recibos por honorarios girados a empresas del sector privado y público a fin de impulsar el dinamismo de la economía a través de la oportuna provisión de liquidez (capital de trabajo) a las micro y pequeñas empresas.

Asimismo, el Diario Oficial El Peruano publicó el 11 de junio de 2022, las normas reglamentarias con el fin de brindar una adecuada aplicación a la Ley previamente mencionada. En ese sentido, analizaremos ambas normas con el fin de rescatar las disposiciones más importantes:

Condición de proveedor MYPE

El proveedor de bienes o servicios deberá demostrar que no tiene ventas anuales que superen las 1700 UIT con el fin de acreditar que cuenta con la condición de proveedor de micro y pequeña empresa.

Emisión y aceptación de las facturas

En el momento que se aprueba la conformidad del bien entregado o servicio prestado, el proveedor emite la factura o recibo por honorarios correspondiente.

Plazo para la cancelación de las facturas

El pago del monto total de la factura deberá ser cancelado en un plazo máximo de 30 días calendario, contados desde la fecha de emisión.

En caso se haya acordado el pago en cuotas, se deben indicar las fechas respectivas de pago, tomando en cuenta que la primera fecha deberá ser dentro de los 30 días calendario de emitida la factura o recibo por honorario.

También existe la posibilidad de que ambas partes, acuerden un plazo mayor al antes mencionado, siempre y cuando se deje constancia del acuerdo mediante documento protocolizado mediante escritura pública o con firmas legalizadas notarialmente. Este acuerdo deberá contener lo siguiente:

Ley 31362

Documentación necesaria para la acreditación de la factura

Las micro y pequeñas empresas deberán entregar al adquirente los siguientes documentos de manera conjunta:

  • La factura o recibo por honorarios emitidos por el proveedor
  • Declaración Jurada del impuesto a la renta correspondiente al ejercicio fiscal inmediatamente anterior a la fecha de emisión de la factura o recibo por honorarios
  • Número de cuenta de la empresa del sistema financiero en la que se deberá abonar el importe de la factura o recibos por honorarios emitidos.

Pagos de intereses moratorios

De no realizarse el pago de la factura o recibo por honorarios dentro del plazo establecido, el acreedor incurrirá en mora, devengándose desde el día siguiente de la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago. La tasa de interés moratoria será calculada de acuerdo con los criterios establecidos por el Banco Central de Reserva del Perú.

Dichos intereses moratorios deberán ser abonados en la cuenta del proveedor, correspondiéndole la emisión del comprobante de pago respectivo de acuerdo con la norma tributaria.

Pago de la factura o recibo por honorarios

Se deberá realizar a través de las empresas del sistema financiero, de conformidad con lo señalado en el TUO de la Ley para la lucha contra la evasión y para la formalización de la economía.

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