¿Sabes qué documentos debes presentar en una fiscalización de SUNAT?
En esta oportunidad, Marysol León, Gerente del General y socia fundadora de Quantum Consultores, nos hablará sobre Los documentos que las empresas deben presentar ante una fiscalización de Sunat para evitar contingencias tributarias.
En el Perú, el formalismo exigido por la Administración Tributaria es muy alto, por lo que es muy común que SUNAT en un procedimiento de fiscalización realice reparos que no necesariamente son conceptuales, sino que –la mayoría de estos– se sustentan en deficiencias u omisiones en los documentos que los contribuyentes cuentan al momento de ser fiscalizados.
Por ello, es importante que los contribuyentes conozcan, principalmente, cuáles son estos documentos; que estos se elaboren conforme a las distintas operaciones que generen obligaciones fiscales y se eviten o minimicen las contingencias tributarias.
Al respecto, existen dos tipos de documentación soporte de obligaciones tributarias:
I. Los documentos que son imprescindibles a presentar en una fiscalización de Sunat
Estos documentos están expresamente regulados por las normas tributarias para poder sustentar gastos y/o incrementos patrimoniales. La norma tributaria contiene disposiciones específicas con relación a documentos puntuales que resultan indispensables para sustentar ciertos gastos u operaciones con contenido tributario. Entre estos, se encuentran:
-
Los comprobantes de pago
Los comprobantes de pago (facturas, boleteras de venta, recibos por honorarios) se emiten en los casos de transferencia de bienes o prestación de servicios a título oneroso o gratuito y el artículo 44°, inciso j), de la Ley del Impuesto a la Renta (“LIR”) señala que no se acepta la deducción de gastos cuya documentación sustentatoria no cumpla con los requisitos y características mínimas establecidas en el Reglamento de Comprobantes de Pago. Es así que la regla general para sustentar el gasto es que se debe contar con un documento que califique como comprobante de pago en los casos aplicables.
En muchas ocasiones los contribuyentes se exceden solicitando comprobantes de pago por todo tipo de gastos ignorando lo desarrollado líneas arriba, por lo que es importante contar con uno solamente en los casos de transferencias de bienes o prestación de servicios, no en casos de indemnizaciones, penalidades, licencias, tasas judiciales, etc.
No obstante, esta regla no se aplica cuando, de conformidad con el artículo 37° de la LIR, se puede sustentar el gasto con otros documentos. Por ejemplo, el gasto por movilidad se puede sustentar con una planilla de movilidad o el gasto por remuneraciones se sustentará con la planilla de sueldos, boletas de pago a los trabajadores, entre otros.
Ahora bien, ¿qué sucede cuando el comprobante de pago es emitido con posterioridad al momento en que se devenga el gasto? Por un lado, en el Informe No. 005-2017-SUNAT/2B0000, SUNAT señala que son deducibles los gastos conocidos y devengados en el ejercicio, aun cuando los comprobantes de pago sean emitidos y/o entregados después del cierre del ejercicio, pero hasta la fecha de presentación de la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta. Con posterioridad a ello, si se recibe el comprobante de pago, se puede presentar una Declaración rectificatoria con el fin de incluir el gasto en el cálculo del Impuesto.
Sin embargo, en la Casación No. 2391-2015-Lima se indica que son deducibles los gastos devengados en el ejercicio, incluso cuando los comprobantes de pago fueran emitidos de forma posterior a la fecha de presentación de la Declaración Jurada Anual. Es decir, el comprobante se puede emitir en cualquier momento, incluso después de la presentación de la Declaración anual en la medida que se presente en un procedimiento de fiscalización.
-
Contabilización
Por lo general no es necesario que para efectos tributarios, los gastos se encuentren contabilizados. Sin embargo, existen 02 excepciones: (i) tratándose de bienes distintos a los edificios y construcciones, la depreciación aceptada será aquella que se encuentre contabilizada dentro del ejercicio gravable, siempre que no exceda el porcentaje máximo establecido. En este caso, si no se presenta la contabilidad como medio de prueba, se reparará el gasto por depreciación; y (ii) en la provisión por incobrabilidad, para que el gasto sea aceptado se requiere que, al cierre de cada ejercicio, se discrimine la provisión dentro del Libro de Inventarios y Balances detallando cada deudor e importes.
-
Fe notarial
Existen dos casos. El primer caso es el de los desmedros. La noma acepta la deducción, siempre que la destrucción de la mercancía se efectúe ante el Notario Público y se comunique a SUNAT con, por lo menos, 02 días hábiles anteriores a la fecha en que se llevará a cabo la destrucción. Excepcionalmente, cuando el costo de las existencias a destruir, sumado al costo de las existencias destruidas con anterioridad en el mismo ejercicio, sea de hasta de 10 UIT, SUNAT aceptará como prueba un informe.
El segundo caso se manifiesta en la deducción de gastos por premios, en dinero o especie que realicen los contribuyentes con el fin de promocionar o colocar en el mercado sus productos o servicios (siempre que los premios se ofrezcan con carácter general a los consumidores, por ejemplo el sorteo de una camioneta, de un departamento, etc). Al respecto, se requiere que el sorteo se efectúe ante notario público y se cumplan las normas legales vigentes. No se incluye a los bienes promocionales.
-
Los contratos
La norma tributaria no establece, en forma expresa, la obligación de contar con contratos para la deducibilidad de un gasto. Sin embargo, existen algunos supuestos en los cuales es indispensable para sustentarlo, como es el caso de los gastos por servicios de luz, telefonía o agua.
Cuando el comprobante de pago es emitido a nombre del propietario arrendador (y no del arrendatario que utiliza el bien, que realiza el consumo de esos servicios públicos), se podrán deducir los gastos en la medida que el contrato se encuentre legalizado ante notario público y se establezca que los gastos de servicios públicos son de cuenta del arrendatario.
No está contemplado en ningún artículo de la LIR que todos los contratos se legalicen como en algunas oportunidades lo exige la Administración Tributaria. Sin embargo en los casos de sustento de incrementos patrimoniales no justificados, los contratos de mutuo solamente se consideran como medio de prueba si tienen firma legalizada ante notario público (es decir cuenta con fecha cierta).
-
Informes
Para los casos de mermas anormales se debe contar con un Informe Técnico de Mermas que cuente con la metodología utilizada en la validación del porcentaje de merma, así como la explicación del proceso de producción, firmado por un profesional independiente, colegiado y competente.
También se debe emitir un Informe en los casos de obsolescencia o baja por desuso de bienes del activo fijo en el que conste la descripción de la situación firmada por un profesional competente y colegiado.
II. Los documentos que no son indispensables y que no están desarrollados expresamente en la norma
Estos documentos no están identificados en la norma tributaria como un sustento específico de un gasto o un incremento patrimonial, pero deben ser presentados por los contribuyentes para poder alegar correctamente el cumplimiento de sus obligaciones tributarias. Estos constituyen elementos probatorios de transacciones y van en sintonía con un término que la jurisprudencia ha desarrollado denominado “fehaciencia” y que consiste en probar que las operaciones llevadas a cabo por la empresa son “reales”. En ese sentido, podemos considerar los presupuestos, contratos, guías de remisión, valorizaciones dependiendo del tipo de transacción, liquidaciones de los servicios, documentación comercial, cartas, informes, correos electrónicos, entre otros.
También se encuentra la contabilidad como elemento de prueba. En este caso, nos referimos a toda la contabilidad que se tiene que presentar para acreditar el gasto. De esta misma manera encontramos las declaraciones tributarias y las liquidaciones de los ajustes tributarios de las adiciones y deducciones.
Debemos tener en cuenta que la carga de la prueba recae en el contribuyente; por lo que, si no se integran al expediente elementos probatorios que demuestren la efectiva realización de las operaciones, quien se perjudica es el contribuyente porque el gasto no será aceptado. Sin embargo, la carga se atenúa con el deber que tiene la Administración Tributaria de alcanzar la verdad material.
Es decir que, en atención a los principios de impulso de oficio y verdad material, SUNAT debe evaluar toda la documentación presentada por el contribuyente, y realizar actuaciones adicionales pertinentes, como cruces de información para corroborar que la operación es verdadera; siendo que el no hacerlo constituye una arbitrariedad y es lo que en muchos casos sucede en las fiscalizaciones.
Lo que se debe tener en cuenta es que hay documentos necesarios e indispensables porque las normas así lo exigen y otros documentos con los que una empresa debe contar para demostrar que su operación fue real. Sin embargo, aún cuando las empresas cumplen con sustentar ambos casos, en las fiscalizaciones no son tomados en cuenta y se suelen exigir más pruebas de las que las empresas están obligadas a presentar.
Recientemente la Corte Suprema emitió una nueva Casación en la que señaló que la SUNAT viene realizando exigencias excesivas a los contribuyentes. Esta Casación es la N° 11493-2022-LIMA en la que se analiza el caso de la aplicación de la deducción por “descuentos comerciales” para el cálculo de la base imponible del IGV y el Impuesto a la Renta. Al respecto la Corte señala que el
Numeral 13 del artículo 5° del Reglamento de la Ley del IGV indica que:
“Los descuentos que se concedan u otorguen no forman parte de la base imponible, siempre que:
- Se trate de prácticas usuales en el mercado o que respondan a determinadas circunstancias tales como pago anticipado, monto, volumen u otros;
- Se otorguen con carácter general en todos los casos en que ocurran iguales condiciones;
- No constituyan retiro de bienes; d) Conste en el comprobante de pago o en la nota de crédito respectiva”.
Por su parte el Artículo 20° de la Ley del Impuesto a la Renta (“LIR”) establece que:
“El ingreso neto total resultante de la enajenación de bienes se establecerá deduciendo del ingreso bruto las devoluciones, bonificaciones, descuentos y conceptos similares que respondan a las costumbres de la plaza”.
En el presente caso, SUNAT establece que la empresa contribuyente no fue capaz de acreditar los descuentos otorgados por montos mayores a 18% y 20%, al corroborarse la existencia de inconsistencias y contradicciones en las políticas de descuento presentadas.
La empresa contribuyente señala que el único requisito para admitir la deducción de los descuentos para el cálculo de la base imponible establecida en la LIR y la Ley del IGV es demostrar la razonabilidad comercial de los descuentos, es decir, que resulten normales o correspondan a las costumbres; y que en su caso ha cumplido con dicho requisito, lo que se acredita en la determinación del precio neto final de venta de sus productos, el cual se mantuvo uniforme todo el año.
La empresa agrega que el análisis realizado por el colegiado superior se aparta de una interpretación correcta del numeral 13 del artículo 5° del Reglamento de la Ley del IGV y del artículo 20° de la LIR, ya que considera que se debía analizar el impacto de los descuentos en el precio final de los productos para poder determinar si estos calificaban como usuales y generales, y que no debió sustentar su decisión en documentos tales como la política de descuentos y la lista de precios, pues con ello se introduce un requisito no previsto en la Ley para la procedencia de la deducción de los descuentos.
La Corte advierte que en el caso de autos la controversia no gira en torno a si se debió acreditar con fehaciencia los descuentos otorgados o si el sustento de estos no incurrió en contradicciones o inconsistencias, sino en determinar si estos descuentos cumplieron con los requisitos establecidos por ley.
En ese sentido, refiere que, para que los descuentos comerciales puedan ser válidamente deducidos de la base imponible para el cálculo del Impuesto General a las Ventas y del Impuesto a la Renta, el contribuyente tan solo debe acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 13 del artículo 5 del Reglamento de la Ley del Impuesto General a las Ventas y en el artículo 20 de la Ley del Impuesto a la Renta, por lo que requerirle acreditar con fehaciencia los descuentos otorgados o que el sustento de estos no incurra en contradicciones o inconsistencias implica exigir el cumplimiento de un requisito que no se encuentra previsto en la ley.
Esta sentencia tiene un efecto general más allá del IGV ya que la Corte Suprema ha indicado que la SUNAT “no puede establecer requisitos formales que no están en la ley”. SUNAT exigió a la empresa contribuyente el cumplimiento de un requisito que, efectivamente, no se encuentra previsto en las normas tributarias del IGV y el Impuesto a la Renta (acreditar con fehaciencia los descuentos otorgados o que el sustento de estos no incurra en contradicciones o inconsistencias), para que los descuentos otorgados puedan ser deducidos para el cálculo de la base imponible de los tributos en referencia.
En ese sentido, la emisión de esta sentencia pone paños fríos aún cuando no es vinculante, al accionar de algunos auditores de la SUNAT que exageran en los procedimientos de fiscalización por el prejuicio de que “todas las empresas son compradoras de facturas” y exageran solicitando una serie de documentos muchas veces inaplicable.
Quantum Consultores pone a tu disposición nuestro servicio de:
Si tienes alguna duda o consulta, no dudes en contactarnos.